Lukuisat Teams-palaverit ja sähköpostin runsas tuijottaminen saavat reippaammankin hanketyöntekijän uuvahtamaan kesken päivän. Motivaatio verkossa pysyy yllä, kun kiinnitetään huomiota fasilitointiin.
Koulutusportti-hankkeessa rakennetaan yhteistyötä Etelä-Savon koulutustoimijoiden kesken muun muassa yhteisissä verkkotapaamisissa ja työpajoissa. Projektin yhteistä Teams-kanavaa hyödynnetään tiedon keräämiseen ja yhteiseen työskentelyyn. Kaikkeen tekemiseen Teams ei taivu, mutta kokemukseen voi vaikuttaa hyvällä suunnittelulla.
Hankkeen aloitus järjestettiin Teamsissa ja sen tavoitteena oli kartoittaa työryhmän yhteistä visiota. Osatoteuttajia ollessa kahdeksasta eri organisaatiosta on tärkeää tietää kenen kanssa työtä tehdään. Tapahtuman avulla haluttiin auttaa tutustumista ja pyydettiin osallistujia esittelemään itsensä Padlet– sovelluksessa tehdylle seinälle. Jokainen lisäsi oman kuvansa ja itse kirjoittamansa kuvauksen itsestään. Naamataulu jää projektin käyttöön ja sieltä voikin nyt halutessaan kurkata kenen kanssa on tekemisissä.
Keskustelun elävöittämiseksi hyödynnettiin Teamsin kanavia joissa jaettiin porukka pienempiin ryhmiin keskustelemaan teemoittain eri aiheista. Pienemmissä ryhmissä jokaisen ääni saadaan paremmin kuuluville. Myös Jamboard-ohjelmaa käytettiin ideoinnissa. Jamboard toimii seinänä digitaalisten post-it-lappujen käsittelyyn. Jamboardin kanssa ongelmaksi muodostui se, etteivät kaikki päässeet ohjelmaan sisään muuttuneiden Googlen rajoitusten vuoksi. Tilanteeseen oltiin varauduttu tekemällä työskentelyä varten myös Power Point, johon oli pääsy kaikilla tiimiläisillä.
Taukojen merkitys verkkotapaamisessa korostuu. Pienillä jumppatauoilla voidaan huolehtia aivojen hapensaannista ja saada parempia tuloksia yhteisestä työskentelystä. Taukojen paikat on hyvä miettiä hyvissä ajoin etukäteen. Tauottamisen suunnittelussa auttaa kun miettii omaa jaksamistaan ja energiatasapainoa päivän eri verkkotapaamisten aikana.
VARAUDU TEKNISIIN ONGELMIIN
Tekniset ongelmat ovat tällaisessa työskentelyssä enemmän sääntö kuin poikkeus. Verkkotapaamisessa on hyvä olla henkilö, jonka tehtävänä on ratkoa erilaisia kirjautumiseen tai ohjelmien käyttämiseen liittyviä ongelmia. Suunnittelussa kannattaa tarkastaa kaikkien osallistujien mahdollisuus kirjautua eri ohjelmiin esim. luomalla sen testaamista varten organisaation ulkopuolinen tunnus. Teamsiin pääsemisessä hankaluutena voi olla yrityksen omat asetukset, jotka estävät Teams-alustalla toimimisen. Kokouskutsu kannattaakin luoda Outlookin kalenterista, jolloin kokoukseen pääsy on varmempaa. Jos Teamsin käyttämisessä on ongelmia, kannattaa kertoa asiasta oman organisaation IT-tuelle. Kaikkiin käytettäviin ohjelmiin pääsy kannattaa tarkastaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, sekä luoda ohjelmille korvaavat toimenpiteet. Hyvä keino erilaisten ohjelmien hallinnointiin verkkotapaamisessa on laittaa kaikki tarvittavat linkit yhteen dokumenttiin ja antaa dokumentti osallistujille etukäteen.
KUKKAKIMPPU PIRISTÄÄ ARKEA VERKOSSAKIN
Jokapäiväistä verkkotyöskentelyä on tehty jo miltei vuosi, mutta kameroiden päällä pitäminen ei ole monellekaan mieluisaa. Fasilitointi voikin olla usein haastava kokemus, kun tapaamisessa on paljon osallistujia ja etkä esimerkiksi tiedä, kuka on äänessä jakaessasi näyttöä. Tätä voisi helpottaa esim. pöydällä oleva nimilista, josta voit tarkastaa eri organisaatioista tulevien osallistujien tiedot ja kuvat. Tapaamisen alussa voidaan myös kehottaa osallistujia esittelemään itsensä ennen puheenvuoroa. Hyvä on myös pyytää osallistujia pitämään kameraa päällä mahdollisuuksien mukaan, mutta ainakin puhuessa.
Koulutusportin tapaamisessa osallistujien piristeeksi pöydälle oli hankittu kukkakimppu. Puhujaa tuijotellessa sai siis katsella myös kukkasia kuvan laidalla. Kun kamerat pidetään päällä, ympäristöllä ja visuaalisilla asioilla voi olla merkitystä osallistujien viihtyvyyden kannalta. Kuten muussakin viestinnässä, videolla voidaan vaikuttaa viestinnän tehokkuuteen. Videokuvaasi näyttämällä voit luoda tunnelmaa ja vaikuttaa viestinnän onnistumiseen ja tiimihenkeen. Omien kasvojen näyttäminen voi elävöittää vuorovaikutusta. Videopalaveriin voikin valmistautua tarkastamalla yhteytensä ja halutessaan kampaamalla vaikka tukkansa. Tavalliseen lähipalaveriin valmistautuessasi et laita naamaria kasvojesi peitoksi eli miksipä et näyttäisi mahdollisuuksien mukaan kasvojasi myös verkossa?