Tästä se lähtee: Painan lähetysnappia ja ensimmäinen kysely opinnäytetyöprojektissa lähtee työtoverilleni. Pieni hiki kohoaa otsalle: Onnistuuko tämä? Innostuuko kukaan? Joudunko rukoilemaan vastauksia?
Valitsin opinnäytetyöni aiheeksi työpaikkani intranetin sisältöjen ja rakenteen kehittämisen. Koko opiskeluajan tai viimeistään palvelumuotoilukurssilla tiesin, että haluan toteuttaa opinnäytetyöni aiheesta riippumatta osallistamalla koko henkilökunnan tai ainakin mahdollisimman monen. Silloin tietoon tulisivat oikeiden käyttäjien oikeat tarpeet ja toiveet. Mutta miten saada ihmiset osallistumaan? Tässä omat vinkkini.
Jos edes itseäsi ei kiinnostaisi osallistua, keksi jotain muuta. Tavallinen kysely tiedonkeruussa pitkästytti ajatuksena itseänikin. Olimme jo aiemmin tehneet pikakyselyn henkilökunnalle. Siihen osallistui pari kolme ihmistä. Miksi pidempään kyselyyn osallistuisi yhtään sen enempää? Ajattelin, että jos tiedonkeruu olisi tarpeeksi kevyt ja jollain tavalla hauska, saisin vastauksia helpommin.
Selvitä eri vaihtoehtoja osallistamiseen, ja jos sopivaa ei suoraan löydy, sovella. Pyörittelin asiaa mielessäni ja luin samalla kirjallisuutta yhteiskehittämiseen ja sen menetelmiin liittyen. Yhtenä aamuna lukiessani työmatkalla ekskursiotekniikoista minulla välähti – keksin tavan, jolla voisin saada ihmiset vastaamaan!
Ekskursiotekniikoita on olemassa useita, joista yksi on roolileikit (Ojasalo ym. 2015, 170–171). Organisaatiomme ei ole kauhean suuri, noin 25 henkilöä, joten tunnemme kaikki toisemme ainakin jollakin tasolla. Niinpä päätin tehdä kyselyn siitä, mitä tietoa intranetissä pitäisi olla, mutta kukin työntekijä vastaa toisen puolesta. Vastauksen ei tarvinnut olla kaikenkattava, piti nimetä vain muutama asia – näin kysely pysyisi kevyenä. Roolin ottaminen toisi leikillisyyttä mutta myös uutta näkökulmaa asiaan vastaajalle.
Tarvitseeko kaikki tieto saada kerralla?
Loppujen lopuksi kysely muotoutui kolmivaiheiseksi: ensin roolileikki, sitten kukin saa muokata hänen puolestaan annettuja vastauksia ja lopuksi esille laitetaan kaikki intranetiin haluttava tieto, jolloin henkilöstön on vielä mahdollista lisätä toiveitaan. Eri vaiheiden kyselyt pysyvät keveinä, mutta tietoa kertyy ehkä enemmän kuin yksittäisessä kyselyssä.
Miten motivoida osallistujaa vastaamaan?
Yksi tärkeimmistä asioista oli tietysti saada johdon tuki projektiin – tämä vaikuttaa osaltaan siihen, kuinka tärkeäksi työntekijät kokevat vastaamisen. Osallistuja ei pelkästään anna tietoa, vaan hän saa itse tietoa siitä, mitä kollega tietää hänen työstään. Tämä antaa mahdollisuuden uusiin oivalluksiin. Toisaalta painetta vastata lisäsi se, että kyselyn laatijan lisäksi vastausta odotti toinen kollega. Lisäksi muistuttelin ja tsemppasin vastaamaan viikoittain viestintäkanavissamme yleisesti ja määräajan lähestyessä myös yksityisviesteillä.
Miten kävi?
Roolileikki onnistui yli odotusten. Ennen kuin sain tehtävänantoa edes lähetettyä kaikille työkavereilleni, ensimmäinen vastaus saapui. Noin 40 % vastauksista tuli ennen ensimmäistäkään muistutusta, ja loppujen lopuksi kaikilta saatiin vastaus. Lähetin hiljattain toisen vaiheen tehtävänannon henkilöstölle. Ensimmäisenä päivänä vastauksia tuli jo hieman yli neljännekseltä. Hyvältä näyttää – toivottavasti into osallistumiseen kantaa läpi projektin.
Anni Piipponen, johdon assistentti
Sähköinen asiointi ja arkistointi (YAMK)
Mikkelin kampus
LÄHTEET
Ojasalo, K., Moilanen, T. & Ritalahti, J. 2015. Kehittämistyön menetelmät – Uudenlaista osaamista liiketoimintaan. E-kirja. 3.–4. painos. Helsinki: Sanoma Pro Oy. Saatavissa: https://kaakkuri.finna.fi/ [viitattu 20.2.2020].