Lähes 70 eurooppalaista arkistoalan ammattilaista kokoontui kaksi kertaa vuodessa järjestettävään kaksipäiväiseen DLM-Forumiin Haagiin 8.-9.6.2016. Tapahtumapaikkana oli Hollannin Kansallisarkisto, Nationaal Archief, erinomaisten kulkuyhteyksien varrella Haagin keskusaseman vieressä.
Nationaal Archief, Haag. Kuva: Miia Kosonen
Hollannin Kansallisarkiston johtaja Marens Engelhard muistutti, että arkistoalan ammattikunnan tulee muuttua ihmisten odotusten ja käyttäytymisen mukana. Informaatio on demokratian valuuttaa (Thomas Jefferson) – sen hallinnasta on vain tullut aiempaa monimutkaisempaa. Ehkäpä yksi ratkaisu olisikin luopua informaation lähes pakonomaisesta hallinnasta pelkän hallinnan vuoksi, ja tunnistaa sen sijaan ne tilanteet ja tarpeet, joissa tiedonhallinta on ehdottoman välttämätöntä? Mutta siviilirohkeutta se vaatii, ja usein jopa säädösten tulkinnan venyttämistä.
Kiinnostavaa uutta tietoa toi tullessaan Open Preservation Foundationin Joachim Jung. OPF on kansainvälinen ja voittoa tuottamaton organisaatio, jolla on 3 työntekijää ja 23 jäsentä. Kumppanuus säätiön kanssa tarjoaa tuotekehitysprojekteille open source –pohjaisen digitaalisen säilytysratkaisun, jolla estetään tietojen katoaminen projektin jälkeen. Jungin esityksen otsikko olikin kuvaavasti 404 – not found. Tuttua, eikö!
Koko DLM-Forumin käytännönläheisin esitys kuultiin tutkimuskeskus Digitalialta, jossa lyhyen yleisesittelyn jälkeen TKI-asiantuntija Anssi Jääskeläinen käänsi osallistujien huomion sähköpostien arkistoinnin problematiikkaan erityisesti tavallisen kansalaisen näkökulmasta. Arkistolaitoksilla on eri maissa suosituksia säilytettäviksi sähköpostiformaateiksi, joihin liittyvät OAIS-mallin mukaiset SIP-, AIP- ja DIP-paketit. Tavallinen kadunkulkija ei välitä standardien mukaisista säilytyspaketeista, vaan häntä kiinnostaa sähköpostiensa helppo luettavuus ja siirrettävyys eri laitteiden ja käyttöjärjestelmien välillä. Esityksessä nähtiinkin lähes toimintavalmis ratkaisu, jolla noin 10 000 sähköpostia sisältävä 1 Gt:n kokoinen Outlookin .pst tiedosto saadaan nopeasti muutettua PDF/A-2b tiedostoiksi säilyttäen alkuperäisten sähköpostien olemuksen ja metatiedot.
Puheenvuoro herätti runsaasti keskustelua ja myönteisiä kommentteja: esimerkiksi meteorologisen instituutin edustaja Susana Rodriguez totesi kyseessä olleen ”vihdoinkin käytännöllinen ratkaisu todelliseen ongelmaan.” Käsitteellisiä pähkäilyjä jokainen voi harrastaa tahollaan vaikka mökkilaiturin nokassa, joka onkin niille hedelmällinen ympäristö, mutta erilaisissa seminaareissa tulee kunnioittaa osallistujien aikaa ja vaivannäköä tarjoamalla heille jotain kättä pidempää kotiin viemisiksi.
Aineistojen seulonta ja sähköpostiarkistot puhuttivat myös paneelissa, johon oli koottu avauspäivän puhujat. Yhdessä sekunnissa lähetetään Internet Live Statsin mukaan 2,5 miljoonaa sähköpostia, mutta vain 7200 twiittiä! Sosiaalinen media on monella tapaa tärkeä tietoympäristö, mutta sen olemassaolo ei poista tarvetta ottaa haltuun myös perinteisemmät viestinnän aineistot.
Paneelikeskustelussa Digitalian edustajana Anssi Jääskeläinen toinen vasemmalta. Kuva: Miia Kosonen
Toisena päivänä näkyvimmässä osassa oli E-ARK -projektin (European Archival Records and Knowledge Preservation) kakkosvaiheen tulosten läpikäyminen, esimerkkinä Knowledge Center.
Ehdotonta plussaa DLM-Forumissa oli ajantasaisen sisällön ohella riittävän väljä ohjelma, jolla estettiin informaatioähkyjen muodostumista. Koska virallinen ohjelma päättyi klo 16 iltapäivällä, osallistujilla oli mahdollisuus myös tutustua kaupunkiin näinkin lyhyessä ajassa. Ja nähtäväähän Haagissa riittää: kuvassa yksi maamerkeistä, Mauritshuis ja ministeriö vieretysten Hofvijverin toiselta puolelta nähtynä.
Iltapäiväkävely Hofvijverin ympäri. Kuva: Miia Kosonen
DLM-Forumin esitykset löytyvät myös verkosta. Seuraava tapaaminen on Oslossa marraskuun puolivälissä.
Teksti: Miia Kosonen, tutkimuskeskus Digitalia