Xamkissa ollaan siirtymässä sähköiseen tiedonohjaukseen, mikä ensivaiheessa tarkoittaa asiakirjahallinnon kehittämistä. Pitkän tähtäimen suunnitelmassa on siirtyä sähköiseen arkistointiin.
Vuoden 2015 aikana kilpailutettiin konsernin asianhallintajärjestelmä. Kilpailun voitti Innofactorin Dynasty, joka sai kilpailutukseen sisältyneessä käyttäjätestauksessa käyttäjiltä korkeimmat pisteet. Asianhallintajärjestelmän lisäksi hankintaan sisältyy tiedonohjausjärjestelmä sekä tekninen ratkaisu, jolla integroidaan nykyinen intranet ja asianhallintajärjestelmä.
Käyttöönottoprojekti on käynnistynyt maaliskuun 2016 alussa ja projektipäällikkönä on aloittanut Marjaana Kivelä. Ensivaiheessa järjestelmä otetaan käyttöön Xamkin kokoushallinnassa, sopimushallinnassa sekä hallinnon asiakirjojen osalta.
Asiakirjahallinto on keskeinen osa organisaation tiedonhallintaa. Sähköisellä tiedonohjauksella, sähköisellä arkistoinnilla ja hyvin organisoidulla asiakirjahallinnalla taataan julkisuuslaissa edellytetyn hyvän tiedonhallintatavan toteutuminen.
Hyvin suunniteltu tiedonhallinta tuo myös säästöjä mm. tiedon etsimiseen kuluvan ajan vähentymisenä.
Lisätietoja
Marjaana Kivelä, marjaana.kivela@xamk.fi