Työn muutos on vaikuttanut perehdyttämisen työtapoihin ja merkitykseen. Aikaisemmin perehdyttämisessä oli kyse ensisijaisesti työhön opastamisesta. Työn ja työtehtävien monimutkaistuessa laajempi perehdyttäminen on tullut yhä tärkeämmäksi. Työntekijän on työssä motivoituakseen yhä paremmin ymmärrettävä, miten organisaatio toimii ja miksi se on olemassa. Työntekijän on myös ymmärrettävä paremmin organisaation arvot ja pyrittävä toimimaan niiden mukaisesti jokapäiväisessä työssään. Tässä blogissa perehdyttäminen asetetaan laajempaan jatkuvan oppimisen kehykseen.
Mitä onnistuneessa perehdyttämisessä pitää huomioida?
Perehdyttäminen itsessään voidaan käsittää erilaisina käytänteinä, joiden tavoitteena on varmistaa, että työntekijä oppii hallitsemaan työnsä hyvin ja turvallisesti sekä sopeutuu työyhteisöönsä paremmin. Perehdyttämisellä tarkoitetaan myös kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla tuetaan uuden tai uutta työtehtävää omaksuvan työntekijän kokonaisvaltaista osaamisen kehittymistä. Perehdytyksen suunnittelu käynnistyy jo rekrytoinnin hakijavertailun aikana, kun tunnistetaan hakijan osaamista; arvioidaan nykyistä osaamista sekä erilaisia tarpeita kehittyä. Haastatteluissa ja erilaisissa arvioinneissa kertynyttä tietoa esimerkiksi hakijan oppimis- ja vuorovaikutustyyleistä tai itseohjautuvuudesta on hyvä hyödyntää perehdytyksen suunnittelussa.
Perehdytyksestä vastaa aina esimies, mutta perehdyttäjänä voi toimia kuka tahansa. Perehdytysprosessissa perehdyttäjiä voi olla useita ja tilanteen mukaan perehdyttäjää voidaan myös vaihtaa. Eikö suuremmassa organisaatiossa esimerkiksi työsuojelun tai ICT:n käytännöistä parhaiten osaa kertoa kyseisiä tehtäviä organisaatiossa tekevä? Jokaisen perehdyttäjän on tiedostettava sekä oma oppimiskäsityksensä että vuorovaikutustyylinsä ja mietittävä ovatko ne sopusoinnussa perehdytyksen tavoitteiden, organisaation vaatimusten ja arvojen kanssa. Palaute auttaa kiinnittämään huomiota niihin asioihin, jotka huomiota kaipaavat. Uuden työntekijän on ilman palautetta vaikea tietää, missä kohtaa hän on toiminut oikein ja missä toimintaa pitäisi muuttaa. Osaamisen arviointi on koulutusorganisaatioiden arkea, mutta minkälaisia keinoja on varmistaa työpaikoilla, että perehdytyksessä päästään henkilökohtaiselle oppimiselle asetettuihin tavoitteisiin?
Organisaation laajuista oppimista
Perehdyttäminen on luottamuksen rakentamista, ja vahvistuva luottamus luo edellytyksiä yksilöiden työhön sitoutumiselle. Toimiva perehdytys tukee organisaation ja uuden työntekijän keskinäistä vuorovaikutusta ja antaa mahdollisuuden kysymysten ja vastausten esittämiselle. Uudet toimintatavat eivät muodostu hetkessä, vaan ne vaativat aikaa ja toistoja. Tämä puolestaan vaatii sitä, että perehdytykseen ollaan valmiita käyttämään riittävästi resursseja. Kiire on yleisimpiä syitä laiminlyödä vuorovaikutusta.
Kun puhutaan jatkuvasta oppimisesta yksilö- tai ryhmätasolla, on ensin opittava oppimaan; tarkastelemaan omaa työskentelyään ja pysähtymään miettimään erilaisia tapoja tehdä asioita. Tätä kutsutaan reflektoinniksi. Ihmisen reflektointikyky on tärkeimpiä fyysisiä ominaisuuksia, joka erottaa meidät eläimestä. Sen ansiosta pystymme suunnittelemaan huomista, ensi viikkoa tai tulevaa vuosikymmentä. Parhaissa organisaatioissa reflektio on jatkuvaa, ja perehdyttämisen avaamat mahdollisuudet reflektoinnille hyödynnetään tehokkaasti. Näin perehdyttäminen kehittää perehtyjän lisäksi myös vastaanottavaa työyhteisöä ja koko organisaatiota. Tapahtui oppimista millä tasolla tahansa, on oppiminen aina sitä, että jokin osa-alue ihmisessä tai ihmisten yhteistoiminnassa muuttuu. Toisinaan voi yllättyä siitä, että oivaltaa jonkin asian eri näkökulmasta, eikä sen jälkeen mikään näytä enää entiseltään.
SCARF-malli avuksi perehdytysprosessin arviointiin
Oppiminen itsessään on tiedollista toimintaa, jossa aikaisemmat kokemukset säätelevät sitä, miten perehtyjä havaitsee ja ymmärtää asiat. Perehtyä voi toki oppia kantapään kauttakin, mutta hyvä perehdytys nopeuttaa työn kannalta olennaisten asioiden oppimista ja vahvistaa perehtyjän kokemusta työpaikan toimintakulttuurista. Yksi hyvä keino arvioida työpaikan perehdytysprosessia on tarkastella toimintatapoja David Rockin SCARF-mallin avulla vaikkapa seuraavin kysymyksin:
SIGNIFICANCE eli ARVOSTUKSEN KOKEMUS: Tuntuuko perehdytettävästä, että hänen panostaan arvostetaan? Miten hän kokee muiden näkevän panoksensa ja roolinsa eri tilanteissa? Miten organisaatio ja ihmiset esitellään perehdytettävälle? Miten perehdytettävä esitellään muille työntekijöille? Entä saiko perehdytettävä etukäteen luettavaksi tietoa uudesta työnantajasta?
CERTAINTY eli ENNUSTETTAVUUS: Aivomme haluavat kyetä ennakoimaan varsin tarkkaan, mitä on tapahtumassa seuraavaksi. Pidämme toki vaihtelusta ja mukavista yllätyksistä, mutta tällä on rajansa. Saiko perehdytettävä perehdytyssuunnitelman etukäteen luettavakseen? Tietääkö perehdytettävä ensimmäisestä päivästä lähtien, mitä häneltä odotetaan?
AUTONOMIA: tunne siitä, että voimme vaikuttaa asioihin ja tehdä valintoja. Esimerkiksi jaksamme kovaakin työkuormaa niin kauan kuin koemme, että voimme aidosti vaikuttaa tilanteeseen. Onko työpaikalla turvallista ilmaista uuden oppimisen aiheuttamaa kuormitusta ja voidaanko tehtyjä suunnitelmia muuttaa?
RELATEDNESS eli YHTEENKUULUVUUS: turvallinen yhteys ympärillä oleviin ihmisiin. Teemme jatkuvasti ja useimmiten tiedostamattamme jakoa “meihin” ja “niihin”. Minkälaisia tarinoita työpaikalla kerrotaan meistä tai asiakkaista? Tällä on dramaattinen vaikutus tiedonkäsittelyymme sekä haluumme ja kykyymme tehdä yhteistyötä.
FAIRNESS eli OIKEUDENMUKAISUUS: Kokemus reiluista menettelytavoista on yhtä oleellinen kuin lopputulos. Voimme pitää suurtakin määrää vaivaa ja uhrauksia perusteltuna, kunhan yhteiset menettelytavat koetaan oikeudenmukaisina. Otetaanko työpaikallanne toteutuvat epäoikeudenmukaisuuden kokemukset mahdollisuuksina syvälliseen, yhteiseen reflektointiin?
Vastaukset edellä esittämiini kysymyksiin luovat kuvan organisaatiosta oppijana ja siitä, millaisena organisaation psykologinen turvallisuus näyttäytyy. Perehdyttämisen ensimmäisen päivän sisältöjä ovat turvallisuuden kokemuksen näkökulmasta tärkeimmät asiat: työpaikan käytännöt, joilla pidetään huolta henkilöstön terveydestä ja fyysisestä turvallisuudesta. Turvallisuuden tunnetta luovat myös tapa hoitaa työsopimukseen ja palkanmaksuun liittyviä asioita. Kun esimies henkilökohtaisesti kertoo käytännöistä eikä esimerkiksi ohjaa lukemaan intrasta, luodaan työntekijälle kuva organisaatiosta, jossa työntekijän oikeuksiin suhtaudutaan vakavasti.
Kirjoittaja:
Sari Leppänen
Projektipäällikkö, henkilöstön kehittäjä, Ekami
p. 044 767 8225
sari.leppanen@ekami.fi
Sari Leppänen on Ekamin edustajana mukana XAMKin vetämässä ETUKENO – nopea työllistyminen Kymenlaakson tunnistetuille osaajapula-aloille -hankkeessa