Uuden tavan opettelu vaatii useita toistoja. Kukaan ei osaa tarkkaan sanoa, kauanko uutta tapaa täytyy toistaa, ennen kuin se muuttuu rutiiniksi. Eri lähteiden mukaan tähän voi mennä 2 viikosta kuukauteen tai jopa pidempään. Jo siis yksittäisen tavan opettelu yhdelle ihmiselle on haastavaa. Entä kun kyseessä on uuden toimintatavan käyttöönotto usean hengen tiimissä tai organisaatiossa? Tottumusten ja toimintakulttuurin muuttaminen ei ole vain haastavaa, se on vaikeaa.
Uutta toimintatapaa aloitettaessa vastassa on monia vaiheita, jotka pitää ylittää onnistuneesti, jotta toimintatapa ja elämään. Matkalla on monta sudenkuoppaa, joihin projekti voi tyssätä. Niihin voi kuitenkin varautua ja ennakoiva suunnittelu onkin oiva apu tähän.
Prosessiymmärrystä suunnitteluun
Heti toimintatavan suunnitteluvaiheessa on hyvä ymmärtää, mitä vaiheita käyttöönotossa vastassa ja mitä pitää ottaa huomioon, jotta niistä päästään läpi. Usein toimivaksi käyttöönoton osaksi on koettu kokeileva kehittäminen. kokeilut kannattaa aloittaa mahdollisimman pieninä. Mitä vähemmän toimivuudesta tiedetään, sitä suuremmat ovat käyttöönoton onnistumisen riskit. isojen riskien ottamisen sijaan kannattaa ensin ennen varsinaista käyttöönottoa tehdä pieniä kokeiluja, joissa riskit on minimoitu. Tämä vaatii hieman luovuutta ja mielikuvitusta, mutta kannattaa ensin miettiä mitä kysymyksiä käyttöönotto herättää ja sen suunnitella kokeilut niin, että niin eivät vie paljoa aikaa, rahaa tai resursseja. Tärkeintä on löytää vastauksia avoimiin kysymyksiin.
Kokeiluista eteenpäin
Jos kokeilut toimivat suunnitellusti, voidaan siirtyä käyttöönotossa eteenpäin. Mikäli kokeilut taas kertovat muuta tarinaa ja nostavat esiin haasteita, on vaihtoehtoja kaksi. Joko toimintatapa unohdetaan kokonaan ja pysytään vanhassa tavassa toimia tai palataan suunnitteluvaiheeseen. Kun kokeiluja on tehty sen verran, että varmuus etenemisen kannattavuudesta on lisääntynyt, on eteneminen jatkossa selkeästi helpompaa. mikäli käyttöönotto aloitettaisiin suoraan, voisi tuloksena olla kallis prosessi, jolle lopulta ei ole käyttöä.
Kun päätös käyttöönotosta on tehty, ei vielä voida tuudittautua siihen, että toimintatapa toimisi suoraan juuri niin kuin on ajateltu. Jatkuvan parantamisen periaatteet on hyvä olla käytössä, ja ottaa avoimesti vastaan kaikki palautteet, mitä prosessin toimimisesta annetaan. Vain aidon, avoimen palautteen avulla toimintamalli voidaan hioa siihen kuntoon, että sen käyttäminen on sujuvaa ja kannattavaa. Mikäli jatkuva parantamista ei tehdä tai toimintakulttuuri ei ole avoinna palautteelle, riski toimintamallin käyttämättä jättämisestä suurenee huomattavasti. Uuden toimintamallin opettelu on jo itsessään haastavaa, joten jos toimintamalli koetaan myös hankalaksi, miksi sitä kukaan haluaisi käyttää.
Oliko tästä mitään hyötyä?
Jos edellisistä vaiheista on päästy läpi, ollaan käyttöönotossa jo pitkällä. Seuraavassa vaiheessa kuitenkin joutuu toimintamalli tositestiin hyödyllisyydestään. Tässä vaiheessa ei oikeastaan ole kyse siitä, onko uudelle toimintamallille tarvetta vai ei, vaan siitä koetaanko toimintamalli ja sen tulokset hyödyllisiksi. Osin tässä on myös kyse viestinnästä. Osataanko hyötyjä nostaa esiin riittävästi, onko niistä kerrottu tavalla joka tavoittaa kaikki osalliset ja ovatko hyödyt juuri sitä, mitä kaivataankin vai jotain, millä ei koeta olevan sen suurempaa vaikutusta mihinkään tärkeään. Mikäli toimintamallin hyötyjä ei osata nähdä tai jos toimintamallia ei koeta riittävän hyödylliseksi, sen käyttö voidaan joko päättää lopettaa tai sen käyttö hiipuu hiljalleen ja jää unohduksiin.
Toimintamallin juurruttaminen voidaan katsoa onnistuneeksi siinä vaiheessa, kun sen käyttö koetaan tärkeäksi, siitä on tullut osa rutiineja, sen toteuttamiseen on käytettävissä tarpeeksi resursseja ja toimintamallin tulokset koetaan vaikuttaviksi. Toki, täydellisyyttä ei ole olemassa eikä mikään toimi ikuisesti samalla tavalla. Jatkuvan parantamisen periaatteet on hyvä pitää mukana ja toimintamallin päivitys silloin tällöin Auttaa pidentämään sen elinkaarta.
Kirjoittaja:
Irina Kujanpää
Projektipäällikkö, ETUKENO – nopea työllistyminen Kymenlaakson tunnistetuille osaajapula-aloille