Viestintä on tärkeää. Sen myöntävät kaikki. Miten arvostus näkyy arjen hoivatyössä? Onko muun työn tuoksinassa voimia pohtia puhumisen perinteitä, sallittuja sanavalintoja ja kirjoittamisen kommervenkkejä? Onko aikaa lukea potilasraportteja, ammattikirjallisuutta ja kehittämismuistioita?
Viestintäverstas rakentuu
Toiveita tiedonkulun ja viestinnän kehittämisestä tuli esiin kolmessa hoivayksikössä jo Time2Grow-hankkeen alkumetreillä: kyselyissä, simulaatiopajoissa ja keskustelutilaisuuksissa. Kaiken keräämämme informaation pohjalta loimme Viestintäverstas-konseptin. Se vietäisiin hoivayksiköihin, jotta mahdollisimman moni työntekijä pääsisi nakuttelemaan verbaalivasarallansa.
Viestintäverstaan siirrettävän perusrungon loimme hanketiiminä, kaikki yhdessä. Projektipäällikkö Minna Lehesvuori ideoi ja kannusti koko ajan. Projektityöntekijä Satu Hynynen oli mukana kaikessa suunnittelussa ja toteutuksessa. Hän myös kuljetti verstaanvetoväkeä ympäri Kymenlaaksoa, mistä hänelle nöyrimmät kiitokset heläytämme.
Verstaan kalustimme eli ohjelman muotoilimme triona: palvelupäällikkö Heli Peltola, palvelumuotoilun opiskelija Minna Nieminen ja minä. Toimimme vaihtelevilla kokoonpanoilla viisi kertaa kahden tunnin ajan. Hoitajia oli paikalla seitsemästä kymmeneen ja meitä vetäjiä kolmesta viiteen.
Tervehdyssanat ja esittäytymiset aloittivat jokaisen verstaamme. Ensin Heli puhui mobiilikirjaamisesta, rakenteisesta kirjaamisesta, asiakkaan oikeuksista ja kaikkien osapuolten oikeusturvasta. Keskustelulle päätettiin jättää myös aikaa niin, että alkuosalle varattiin puolesta tunnista kolmeen varttiin.
Minna ja Arja vetivät erilaisia harjoituksia tunnin – puolentoista ajan. Sanankäyttötehtävässä pohdimme esim. viriketoiminta-käsitettä ja sanavalintoja’ omainen’ vai ’läheinen’. Positiivisen palautteen antamisen harjoituksessa hoitajat kirjoittivat lomakkeelle palautetta asukkaille, työkavereille, esimiehille ja itselleen. Näistä keskusteltiin yhdessä.
Blogikirjoittamiseen kannustettiin eri tavoin ja ideoita heräteltiin pienryhmissä. Lopuksi kerättiin kaikilta kirjallinen palaute verstaasta. 
Viestintäverstaat toimivat viidesti maalis – elokuussa 2019
Jo kahdesta ensimmäisestä verstaasta jäi varovaisen positiivinen yleisvaikutelma. Kirjaamisosiota kehuttiin, samoin rentoa, keskustelevaa tunnelmaa. Positiivisen palautteen antamisharjoitus herätti paljon hyvää keskustelua. Osallistujat kokivat verstaat ajatuksia herättäviksi.
Heti toisen verstaan alkuun yksi hoitaja totesi, että hän ei ”mitään niin inhoa kuin blogeja”! Keskustelun jälkeen alkoi kuitenkin nousta esiin kiinnostavia tekstiaihioita: kiire, omaisten rohkaiseminen läheisensä hoitamiseen sekä mielenterveys- ja päihdetyön erikoistumisopintojen hyödyntäminen vanhustyössä.
Tunnelmat olivat rennot kahdessa seuraavassakin verstaassa. Keskustelua syntyi erityisesti viriketoiminta-sanasta ja sen herättämistä (eläinhoidollisista) sivumielteistä. Hoitajat kokivat saaneensa ideoita kirjaamiseen. Pohdimme myös, saako töissä olla hauskaa.
Lievää kireyttä oli ilmassa, kun puhuttiin perehdyttämisestä ja sen vastuista. Tietoa pitäisi osata annostella oikein ja riittävän verkkaiseen tahtiin, jotta uuden työntekijän alkupaniikki vältettäisiin.
Meille vetäjille jäi verstaasta melko erilaiset jälkipoltot. Minulla on kuitenkin edelleenkin tunne, että verstas oli aktiivinen ja keskusteleva. Erimielisyyksiä toki hoivayksikön työntekijöiden välillä oli. Voisiko niiden ottamista puheeksi pitää luottamuksen osoituksena sekä työtovereita että meitä hankeväkeä kohtaan?
Esimiesten rooli kehittämistyössä pohditutti meitä hankeihmisiä jälkimmäisen verstaan jälkeen. Kolmen eri yksikön ristikkäistä vuorovaikutusta verstaalla olisimme voineet tukea enemmän; tämä olisi tukenut tehokkaammin työntekijöiden verkostoitumista.
Blogikirjoittaminen viritti keskustelua. Monia teemoja pyöriteltiin: aamu-, ilta- ja yövuoroista jokaisesta oma blogiteksti, mummon nurkkaus, Nitrodisko, onko vapaa-aikaa ja miten palautuu työstä ja työssä.
Yksiköissä on pohdittu oman YouTube-kanavan perustamista hoivatyön markkinoimiseksi ja profiilin nostamiseksi. Päivätoiminnassa on mukana ns. heittäytyjävanhuksia, joiden kanssa voisi tehdä videopostauksen, kuten tanssibattlen. Kannustimme hoitajia tekemään näitä jo pian kokeeksi, jotta niitä voitaisiin Moision virkistyspäivässä toukokuussa katsella.
Kesä insiproi tiimiämme uusiin tuuliin. Kevään verstaskokemusten perusteella halusimme siirtää viimeisen verstaan painopistettä vielä enemmän henkilökunnan konkreettisiin kokemuksiin. Keräsimme lapuille päivittäistä viestintää vaikeuttavia tekijöitä, joihin yritettiin etsiä ratkaisuja. Kiire oli ykkönen, persoonaerot kakkonen ja teknologian vaikeudet kolmonen.
Ehdotuksia kiireen kaatoon olivat lisäpuhelimien hankinta, WhatsApp-ryhmän perustaminen ja kiire-sanan poistaminen sanavarastosta. Raportointia pohdittiin myös: suulliset raportit tulisi pitää tiiviinä ja asiakeskeisinä, ja syvällisemmät pohdinnat kuuluvat eri foorumeille ja keskustelutilanteisiin.
Kannustimme myös tekemään yhteistyötä, ottamaan asioita puheeksi, kehittämään osallistumisen areenoita ja antamaan positiivista palautetta. Perehdytyksen merkitystä hyvien työkamujen saamiseksi yhteisöön korostimme myös.
Verstas sujui hyvin ja keskustelua heräsi mukavasti. Tuli tunne, että olisi enemmänkin tarvetta sessioille, joissa henkilökunnan ajatukset tulisivat kuulluiksi ns. puolueettomalla maaperällä. Olisiko vaikutusta viestinnän kehittämiseen ollut enemmän, jos esimiehet olisivat olleet mukana, vai olisiko keskustelu tyrehtynyt tai ollut suppeampaa?
Kun työyhteisön viestintää kehitetään, mielestäni mahdollisimman monen olisi päästävä osallistumaan. Näin jo palaverit itsessään lisäisivät kommunikoinnin tapoja ja auttaisivat sanoittamaan ja ymmärtämään työntekoa yli henkilökuntaryhmärajojen. Lähihoitaja, sairaanhoitaja, hoiva-avustaja ja lääkäri työskentelevät saman tavoitteen eteen eli asukkaan parhaaksi.
Viestintäveistely jatkukoon!
Saimme verstailla kannustettua kaikkia viestimään ja samalla pikkuriikkisen rakennettua uuttakin viestintäasennetta. Verstaat ovat vain pieniä kulmakamareita Time2Grow-kolossissa, sillä muutkin hankkeen toimet ovat tähdänneet viestinnän kehittämiseen.
Tunnepajoissa hoitajat kävivät läpi tunteiden tunnistamista ja niistä puhumista. Voimavarakoulutus auttoi esimiehiä tunnistamaan kehittämiskohteita ja osallistamaan alaisia.
Moision kartanon virkistyspäivissä kuvallistettiin hyvän työtoverin ominaisuuksia. Erityisen virkistävää oli kenenkään tyrmäämättä huudella Pöyrööt-kuvittajille vapaasti hyviä ominaisuuksia sarjakuvahahmojen pohjaksi. (Näistä kerrotaan hankkeemme nettisivuilla osoitteessa https://www.xamk.fi/tutkimus-ja-kehitys/time2grow/ .)
Hankkeen blogiin emme lopulta värväysyrityksistä huolimatta saaneet hoivayksiköistä kuin yhden tekstin. Siitä toki olemme äärimmäisen kiitollisia Anulle. Markkinointivideoiden tekokaan ei saanut verstailla konkreettista tuulta siipiensä alle. Kenties ideat jäivät elämään ja jalostuvat sopivan hetken tullen teksteiksi ja liikkuvaksi kuvaksi. Osassa hoivayksiköitä on jo valmiiksi toimivat nettisivut ja somepäivittäjät, mikä on tietenkin mainiota.
Miten hoivayksiköissä voitaisiin jatkaa viestintätyöskentelyä? Jatkuvuus ja viestintäteeman vireilläpito olisi tärkeää. Esimerkiksi viikko- tai kuukausipalaverissa voisi ottaa vähintään kolme – neljä kertaa vuodessa esille tiedottamiseen liittyvät asiat. Viestinnän vuosikello auttaisi tarkastelemaan säännöllisesti sekä sisäistä että ulkoista tiedonkulkua.
Viestintäveistely hoivayksiköissä jatkuu toivottavasti monessa muodossa. Syksyn opintomatkallamme Tanskaan meillä on vielä monia tilaisuuksia keskustella johdon ja esimiesten kanssa hoivayksiköiden viestintäkulttuureista.
Teksti sekä verstas- ja vasarakuvat: Arja Hämäläinen
Viestintäverstaskuvat: Satu Hynynen