Etelä-Savon Vientiosaajat -hankkeen Tietosuojailmoitus
Etelä-Savon Vientiosaajat -hankkeen Tietosuojailmoitus
Tietosuojalaki 2018/1050, EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679. Tämä dokumentti tarkentaa ja täsmentää tutkimus- tai hankekohtaisesti henkilötietojen käsittelyn informointia. Taustalla toimii Tutkimustieto-tietoryhmän tietosuojailmoitus, joka löytyy osoitteesta xamk.fi/tietosuojailmoitus
1. Rekisterinpitäjä
Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy PL 68 (Patteristonkatu 3)
50101 Mikkeli
Puhelinvaihde 040 655 0555
Y-Tunnus: 2472908-2
2. Rekisteristä vastaava henkilö ja yhteystiedot
Niko Arola Projektipäällikkö Patteristonkatu 2C 50100 Mikkeli
puh. 040 5380 961
niko.arola@xamk.fi
3. Mihin tarkoitukseen henkilötietojani käsitellään?
- Henkilötietoja käsitellään osana hankkeen toimenpiteitä sekä ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI-toiminta) toteuttamiseksi
- osana tiedonkeruuta vaikutusten arvioimiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi
- osallistujien osaamisen edistämiseksi
- sidosryhmäyhteistyön ja asiakassuhteiden hoitamiseksi, hankkeen toimenpiteistä ja tuloksista tiedottamiseen sekä tieteelliseen tutkimukseen.
4. Millä perusteella henkilötietojani käsitellään?
Oikeusperusteena on yleinen etu (tieteellinen tutkimus sekä ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta) sekä rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietoja käsitellään myös oikeutetun edun perusteella esimerkiksi tilaisuuksiin ja tapahtumaan ilmoittautumisten yhteydessä sekä asiakassuhteiden hoitamisissa.
5. Tutkimuksen tai hankkeen nimi, luonne, kesto ja suorittajat
Etelä-Savon Vientiosaajat 1.8.2018 – 30.6.2021. Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa. Hanketoiminnassa henkilötiedot säilytetään rahoittajan edellyttämän arkistointiajan mukaan.
Niko Arola Projektipäällikkö
niko.arola@xamk.fi
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Pienyrityskeskus
Olavi Nieminen TKI-asiantuntija
olavi.nieminen@xamk.fi
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Pienyrityskeskus
Osatoteuttajan edustaja Heikki Silvennoinen Projektipäällikkö heikki.silvennoinen@mikseimikkeli.fi Mikkelin Kehitysyhtiö Miksei Oy
Lisäksi henkilötietoja saattavat käsitellä muut hankkeessa työskentelevät henkilöt, opiskelijat tai ostopalveluna hankkeeseen hankitut asiantuntijat.
6. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako
XAMK Pienyrityskeskus toimii hankkeen hallinnoijana. Projekti toteutetaan yhteistyössä Mikkelin kehitysyhtiö Miksein Oy:n kanssa.
Hankepartnerit jakavat hankepartnereille hankkeessa kerättyjä henkilörekistereitä hankkeen toteuttamisen edellyttämällä tavalla. Molempien osapuolten työntekijät käsittelevät kyselyiden vastauksia ja henkilötietoja sisältävää materiaalia kokonaiskuvan saamiseksi sekä hankkeen yhteisten tavoitteiden toteuttamiseksi.
7. Millaisia tietoja minusta käsitellään?
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, ikä, tehtävänimike tai toimenkuva, työllisyystilanne, koulutustausta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka.
8. Mistä lähteistä tietoni kerätään?
Keräämme henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään sekä yleisesti saatavilla olevista lähteistä. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan osallistujille lähetettävistä kyselyistä ja materiaaleista.
9. Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?
Rekisteristä ei luovuteta tietoja kolmansille osapuolille. Xamkissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset, kuten Microsoft), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.
10. Käsitelläänkö tietojani EU:n tai ETA:n ulkopuolella?
Xamkissa käytetään tallennustilana pilvipalveluita (Teams ja OneDrive). Microsoft saattaa siirtää näihin palveluihin tallennettua tietoa tai niiden varmuuskopioita EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Microsoftin tietosuojalauseke on luettavissa osoitteesta: https://privacy.microsoft.com/fi-FI/privacystatement
11. Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään hankkeen ajan ja niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa. Hanketoiminnassa henkilötiedot säilytetään rahoittajan edellyttämän arkistointiajan mukaan. Hankkeen aineistot ja materiaalit, jotka saattavat sisältää henkilötietoja, arkistoidaan Xamkin käytäntöjen mukaan 10 vuodeksi. Rekisteröidyllä on mahdollisuus pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot. Henkilöllä on oikeus perua suostumuksensa tietojensa käyttämiseen tietyssä tarkoituksessa, jolloin tämä merkitään järjestelmään henkilön tietoihin.
12. Miten henkilötietoni suojataan?
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus. Kirjalliset aineistot kuten kyselyt ja mahdollinen työpajoissa tuotettava ja henkilötietoja sisältävä materiaali arkistoidaan lukittuun tilaan rekisterinpitäjän toimitiloissa. Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai käyttäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
13. Miten voin käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiani?
Rekisterin oikeudet on lueteltu tarkemmin Tutkimustieto-tietoryhmän tietosuojailmoituksessa (xamk.fi/tietosuojailmoitus). Tutkittavat / rekisteröity voivat tehdä kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt alla olevalle yhteyshenkilölle.
Niko Arola
Projektipäällikkö
Patteristonkatu 2C
50100 Mikkeli
puh. 040 5380 961
niko.arola@xamk.fi