Savonlinnan kampuksen toisen vuoden liikunnanohjaajaopiskelijat pääsivät viikonloppuna 19-20.2.2022 järjestämään suurta hiihtotapahtumaa. Koululiikuntaliiton mestaruushiihdot järjestettiin tänä vuonna Rantasalmella ja opiskelijoilla oli suuri rooli tapahtuman järjestämisessä yhdessä Rantasalmen urheilijoiden kanssa. Alla kerromme tarkemmin tapahtumasta ja siitä, miten kaikki sujui.
Yleisesti opinnoista ja projekteista
Liikunnanohjaajaopinnoissa on päästy työskentelemään työharjoittelujen sekä kurssien kautta monissa erilaisissa projekteissa, joista KLL-mestaruushiihdot olivat tähän asti tuotetuista projekteista pisin luokan yhteinen projekti.
Mestaruushiihtojen kisajärjestelyt liittyivät kurssin ”liikuntapalvelut ja liikuntapalveluiden toteuttaminen” sisältöön. Näin opiskelijan näkökulmasta ja etäopiskelun aikakaudella oli erityisen kiva, että kurssin tiimoilta pääsimme itse olemaan konkreettisesti mukana suuren liikuntatapahtuman järjestämisessä alusta loppuun saakka. Tapahtuman järjestämistä, kuten monia muitakin asioita, oppii parhaiten tekemällä.
Aloitimme kisavalmistelut jo syksyllä 2021, jolloin jakaannuimme luokan kesken erilaisiin tiimeihin, joilla jokaisella oli oma vastuualueensa kisajärjestelyissä.
Aloitimme kisavalmistelut jo syksyllä 2021, jolloin jakaannuimme luokan kesken erilaisiin tiimeihin, joilla jokaisella oli oma vastuualueensa kisajärjestelyissä.
Projektipäälliköt osallistuivat muiden järjestäjätahojen kanssa kisapalavereihin ja huolehtivat projektin kokonaishallinnasta luokkamme kesken.
Markkinointi ja videotuotanto –tiimit tuottivat materiaalia eri kanaviin, kuten TikTokiin ja Youtubeen, sekä tuottivat kisaviikonlopun livestriimin.
Tulospalvelutiimi vastasi väliaikapisteen toiminnasta kisaviikonloppuna sekä jokaisen sarjan voittajien haastatteluista.
Vapaaehtoistiimi loi tapahtuman vapaaehtoisille työntekijöille selkeät ohjeet toiminnasta sekä kisapäivinä haastatteli eri työpisteillä olleita vapaaehtoisia. Tämä ohjekirjanen vapaaehtoisten työpisteiden organisoinnista jäi kilpailujen jälkeen Rantasalmen Urheilijoiden käyttöön tulevaisuutta varten.
Oheistapahtumatiimi puolestaan ideoi kisapaikalle mieleenpainuvia elementtejä, kuten norppamaskotin ja nimmariseinän.
Viestintätiimin tehtäviin kuului yhteydenpito paikallisiin lehtiin, lehtihaastatteluiden antaminen ja muun kisaviestinnän suunnittelu. Lisäksi kisapäivinä viestintätiimi työskenteli tulospalvelun apuna väliaikapisteellä ja haastatteluissa.
Miten meillä meni?
Mestaruushiihdot kokonaisuudessaan onnistuivat ongelmitta. Livestriimi YouTubeen toi kisoihin lisäarvoa. Myös kotiin jääneet kannustajajoukot pääsivät seuraamaan kilpailijoita tämän välityksellä.
Virallinen väliaikapiste oli uusi lisä näihin kilpailuihin. Siellä kisaajat saivat kuulla kannustusta, sekä väliajan omalla nimellään. Uskomme että tämä väliaikapisteemme lisäsi jokaiselle kilpailijalle yhdenvertaisuuden- ja yhteenkuuluvuuden tunnetta.
Norppa kasvatti kisatunnelmaa ja pääsi yhteiskuviin monien kisaajien kanssa. Maskottinorppa oli varmasti kisojen kuvatuin ”henkilö”.
Jokaisen sarjan finaalikolmikon haastatteli kunnialla tulospalvelutiimi.
Kilpailuviikonloppuna alueella oli myös oheismyyntiä sekä ESLi:n talvivälinekärry, josta sai kokeilla lumikenkiä, pulkkia, stigoja sekä lumilautoja. Lapset löysivät mukavasti tälle oheistoimintapisteelle nauttimaan liikunnan ja ulkoilman riemusta.
Markkinointitiimi päivitti viikonlopun ajan Xamkin ja Rantasalmen Urheilijoiden Instagram-tilejä.
Projektipäälliköt huolehtivat, että kaikilla ryhmillämme oli hommat hallussa kiertelemällä eri pisteillä koko viikonlopun ajan, ja auttamalla muita. Luokkamme yhteishenki oli hienoa ja kaikilla oli kivaa!
Mitä opimme?
Tapahtuman järjestämisestä jäi meille paljon käteen tulevaisuutta varten. Ymmärrys siitä, kuinka paljon tapahtuman järjestäminen vaatii, hahmottui varmasti meille kaikille. Työtehtävien jako on todella tärkeää, jotta työkuorma on kaikille tasainen ja hommat saadaan tehtyä.
Yksi merkittävä oppimme oli myös kommunikoinnin tärkeys. On hyvä sopia projektityöntekijöiden kanssa mitä välineitä yhteydenpitoon käytetään ja keneen otetaan yhteyttä missäkin tilanteessa. Tärkeää on myös uskaltaa kysyä aina kun ilmaantuu kysyttävää ja ongelmia. Tällä tavoin pystymme kaikki välttymään lisäongelmilta ja turhalta työltä. Projektipäälliköiden, sekä tiimipäälliköiden on huolehdittava, että kaikki ovat kartalla mitä, milloinkin tapahtuu.
Näinkin ison tapahtuman järjestämiseen tarvitaan runsaasti ihmisiä ja vapaaehtoisten rooli on merkittävä. Tästä syystä onkin tärkeää huolehtia myös heidän riittävästä ohjeistamisesta ja perehdyttämisestä työtehtäväänsä.
Tapahtuman järjestäminen on kaiken kaikkiaan pitkä projekti, eikä sitä voida tehdä sormia napsauttamalla. Kaikki alkaa suunnittelusta ja ideoinnista, kohti toteutusta. ja siitä edetään konkretisoimaan asioita.
Kirjoittajat: Anni Koskela, Elisa Kalliola, Janne Julkunen, Janina Hyvärinen, Katriina Sepponen, Netta Tuhkanen