Henkilöstön tiedot

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu

PL 68 (Patteristonkatu 3)

50101 Mikkeli

Y-Tunnus: 2472908-2

Henkilöstötiedot-tietoryhmän vastuuhenkilö

Riitta Vehmassalmi, henkilöstö- ja hallintojohtaja

puh. 040 717 9992

etunimi.sukunimi@xamk.fi

Tietosuojavastaava

Pekka Uotila, päällikkö

puh. 050 312 5087

tietosuojavastaava@xamk.fi

Ammattikorkeakoulu käsittelee henkilötietoja työnantajavelvoitteidensa toteuttamiseksi, henkilöstöhallinnon hoitamiseksi sekä työsuhteisiin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa henkilöstön rekrytointi, palvelussuhteen hallinnointi, osaamisen kehittäminen, työhyvinvoinnin tukeminen, palkanmaksu sekä muut työnantajan lakisääteiset ja toiminnan kannalta tarpeelliset prosessit.

Henkilötietoja käsitellään myös ammattikorkeakoulun toiminnan suunnittelua, johtamista, raportointia, turvallisuuden varmistamista ja henkilöstön kehittämistä varten. Käsittely perustuu lainsäädäntöön, työnantajan oikeutettuihin velvoitteisiin ja tarpeisiin sekä tarvittaessa rekisteröidyn suostumukseen.

Tietojen käsittelyn avulla Xamk voi suorittaa tehtävät, jotka sille työnantajana lakien ja työehtosopimusten perusteella kuuluu, käsittelemme vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

• rekrytointi ja valintaprosessit

• työsuhteen perustaminen, ylläpito ja päättäminen

• henkilöstö-, palkka- ja palvelussuhdetietojen hallinta

• palkanmaksu, palkitseminen sekä matkustus- ja kulukorvausten käsittely

• työajanseuranta ja työajan kohdentaminen, poissaolojen hallinta ja vuosilomien käsittely

• työterveyshuoltoon ja työkyvyn tukemiseen liittyvät prosessit

• osaamisen hallintaprosessi

• henkilöstökyselyt ja mahdolliset muut työhyvinvointi- ja työilmapiirimittaukset

• henkilöstöetujen hallinnointi

• työ- ja tietoturvallisuuden sekä kulunhallinnan järjestäminen

• lakisääteinen raportointi

• henkilöstöresurssien suunnittelu, seuranta ja raportointi

• sisäinen viestintä ja yhteystietojen ylläpito

• työyhteisön toiminnan, johtamisen ja henkilöstöprosessien kehittäminen

• luottamushenkilöasiat

• henkilökunnan muistaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

1. Sellaisen sopimuksen toimeenpano, jossa rekisteröity on toisena osapuolena (työsopimus).

2. Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Säädökset: Ammattikorkeakoululaki (932/2014), Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (1129/2014), Työsopimuslaki (55/2001), Hallintolaki (434/2003), Hallintolainkäyttölaki (586/1996), EU yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679), Tietosuojalaki, Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), Julkisuusasetus (A1030/1999), Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (L477/2001), Työturvallisuuslaki (738/2002), Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986), Yhteistoimintalaki

(1333/2021), Sairausvakuutuslaki (1224/2004), Työaikalaki (872/2019), Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015), Työterveyshuoltolaki (1383/2001), Vuosilomalaki (162/2005), Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014), Työntekijän eläkelaki (395/2006), Ennakkoperintälaki (1118/96), Tartuntatautilaki (1227/2016), Laki kolmansien maiden kansalaisten maahantulosta ja oleskelun edellytyksistä (277/2022), Ulkomaalaislaki (301/2004)

3. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen mikä oikeutettu etu on kyseessä: rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen merkittävä suhde (palvelussuhde).un rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.

Henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoidon yhteydessä tallennetaan seuraavat tiedot ammattikorkeakouluun palvelussuhteessa olevista henkilöistä (palkansaajat, palkkionsaajat, luottamushenkilöt ja apurahansaajat):

• Henkilön perustiedot (mm. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot)

• Kehityskeskustelujen ja perehdytyssuunnitelmien tiedot

• Varhaisen tuen muistiot

• Maksatukseen liittyvät tiedot (mm. tilinumero, palkkaustekijät, ammattiliiton jäsenyys)

• Palkkojen ja palkkioiden maksatustiedot

• Palvelussuhteen tiedot

• Tiedot koulutuksista

• Työajan kohdennustiedot

• Työajan seurantatiedot

• Työsuojelun edellyttämät tiedot

• Henkilöstökyselyn toteuttamisen taustatiedot

Henkilön perustiedot

Perustiedot kerätään palvelussuhteen alkaessa henkilöltä itseltään. Näillä tiedoilla henkilö perustetaan palkkahallinnon järjestelmään:

• nimi, henkilötunnus, pankkiyhteys, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansallisuus, äidinkieli

Jos henkilöllä on voimassa turvakielto, hän on velvollinen ilmoittamaan tästä palkkahallintoon. Tällöin osoitetiedoksi palkkajärjestelmään merkitään työpaikan osoite.

Palvelussuhdetiedot

Palvelussuhdetiedot käyvät ilmi työsuhteen alussa työsopimuksesta tai sen liitteistä. Palvelussuhteen kestäessä niitä päivitetään tarvittaessa:

• palvelussuhteen kesto, palvelussuhteen luonne, määräaikaisuuden peruste, nimike, maksutapa (palkanmaksupäivä), työaika, palkkaus/lisät/palkkiot/korvaukset/vähennykset, työura, tutkinto, luontoisedut, toimipaikka, yksikkö, esihenkilö, sovellettava työehtosopimus, koeaika, sovellettava eläkelaki, verotiedot, työhöntulotarkastuspäivämäärä, tieto sivutoimesta, varoitukset, varhaisen tuen keskustelut, työterveysneuvottelut, etätyösopimus, poissaolon kesto ja syy, poissaolon palkallisuus ja vuosilomakirjanpito

Rekrytointeihin liittyvät tiedot

Työnhakijat jättävät itse tietonsa työnhakijatietokantaan:

• nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika samannimisten henkilöiden yksilöimiseksi

• koulutus- ja työkokemustiedot

• kokemusta ja osaamista kuvaavat tiedot/ansioluettelo

• vapaamuotoinen hakemuksen teksti ja lisätiedot

• haastattelijoiden muistiinpanot

• soveltuvuusarvioinnit (työnantaja tallettaa)

Osaamiseen liittyvät tiedot

Järjestelmän profiilia luotaessa perustiedot (nimi, työnimike, puhelinnumero, yksikkö, toimipaikka, sähköposti ja esihenkilötieto) siirtyvät suoraan käyttöoikeuksien hallintajärjestelmästä. Järjestelmään tallennetaan perehdytyssuunnitelmat ja kehityskeskustelumuistiot (tavoitteet). Lisäksi järjestelmään tallentuu viimeisin tietojen käsittelytoimi (lokitieto), evästeet käyttäjän autentikoinnissa, digitaalinen käyttäjän tunniste ja käyttöoikeustaso. Jokainen rekisteröity voi itse päättää mitä osaamiseen liittyviä tietoja itsestään palveluun antaa. Mahdollisia tietoja ovat:

• Kuvaus (vapaa tekstikenttä)

• Taidot (osaaminen ja arvio tasosta)

• Työkokemus- ja historia

• Tutkinnot (kurssit ja tutkinnot)

• Linkit ulkoisiin verkkosivustoihin ja some-profiileihin

• Sertifikaatit

• Suosittelut

• Motivaatio/kiinnostus ja sen taso

Matkustamiseen ja kulukorvauksiin liittyvät tiedot

• matkasuunnitelmat ja matkalaskut

• matkaennakkohakemukset

Työajan seurantaan liittyvät tiedot

• työhöntulo- ja lähtöaika sekä tauot

• liukuvan työajan saldotiedot

• opettajien vuosityöajan seuranta

• työajan kohdentamiseen liittyvät tiedot

• työvuorosuunnitteluun liittyvät tiedot

Opintojaksopalaute

• tieto opetettavista opintojaksoista

• opettajan nimi

• tietojärjestelmän sisäinen tunnistetieto

• rooli organisaatiossa

• organisaatioyksikkö

• sähköpostiosoite

• opintojaksopalaute = opintojaksoa (ei opettajaa) koskeva palaute

Kulunvalvonta ja -hallinta

• uhka- ja erityistilanteita varten sijaintitieto

• kulkuoikeudet työtehtävien mukaisesti

Erityiset henkilötiedot

Erityisistä, salassa pidettävistä henkilötiedoista Xamkin henkilöstön osalta käsitellään:

• terveyteen liittyvät tiedot (työkykyyn liittyvät todistukset)

• ammattiliittoon kuulumista koskevat tiedot silloin, kun työntekijä pyytää jäsenmaksun perimistä palkasta

Terveyteen liittyviä tietoja käsitellään työkykyyn liittyvien poissaolojen tai selvitysten yhteydessä.

Henkilötietojasi saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät ja ainoastaan sitä tietoa, joka ovat tehtävän hoitamisen kannalta välttämätöntä. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Paperitallenteita ja –tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.

Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tarvittavia tietoja siirretään säännöllisesti kotimaassa sidosryhmille ja viranomaisille (pankki, ammattijärjestöt, puoluetoimistot (luottamushenkilöt), verohallinto, eläkevakuutusyhtiö, tapaturmavakuutusyhtiö, Tilastokeskus, Opetus- ja kulttuuriministeriö, EK, Kela, ulosottoviranomaiset, työttömyyskassat, Työttömyysvakuutusrahasto, Koulutusrahasto ja työterveyshuolto, TKI-hankkeiden rahoittajat, tilintarkastaja, sisäinen tarkastaja, henkilöstöetujen toimittaja. Lisäksi erityistilanteissa tietoja voidaan antaa viranomaistarpeisiin esim. pelastusviranomaisille tai poliisille, jos tietojen luovuttaminen perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin.

Henkilön yhteystiedot (nimi, nimike, yksikkö, toimipaikka, sähköpostiosoite, puhelin) toimitetaan julkiseen henkilöhakujärjestelmään. Lisäksi sisäisessä henkilöhaussa on tieto esihenkilöstä/alaisista, työhuoneesta sekä henkilön itsensä määrittelemistä vastuualueista.

Xamk voi rekisterinpitäjänä siirtää henkilötietoja sellaisiin omiin rekistereihinsä, jotka liittyvät läheisesti tämän rekisterin käyttötarkoituksiin ja joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä. Tällaisia järjestelmiä ovat esimerkiksi:

• Henkilöstöjärjestelmä

• Palkkahallinnon järjestelmä

• Rekrytointijärjestelmä

• Matkalaskujärjestelmä

• Osaamisen johtamisen järjestelmä

• Työajan seurantajärjestelmät

• Opintojen suunnittelu- ja seurantajärjestelmä

• Käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä

• Opintojaksopalautejärjestelmä

• Xamk tietovaranto

• Uhka- ja erityistilannejärjestelmä/kulunvalvontajärjestelmä

• Muut mahdolliset työtehtävän kannalta välttämättömät järjestelmät

Xamk ei siirrä henkilöstön henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

XAMK antaa kuitenkin henkilöstön käyttöön Microsoftin palveluita, kuten sähköpostin ja tallennustilaa pilvipalvelusta (OneDrive). Microsoft käsittelee pääsääntöisesti tietoja EU/ETA-alueella ja alueellisissa tietokeskuksissa. Microsoft on sitoutunut toimimaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Microsoftin tietosuojalauseke on luettavissa osoitteesta: https://privacy.microsoft.com/fi-FI/privacystatement

Tietoja säilytetään Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellyllä tavalla. Arkiston muodostussuunnitelma noudattaa lainsäädännön henkilötietojen säilyttämisaikoja.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Henkilöllä on oikeus saada kaikki itseään koskeva tieto. Henkilö näkee osan tiedoistaan suoraan järjestelmistä ja osittain ne voidaan toimittaa hänelle pyydettäessä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Henkilöllä on oikeus itse oikaista perustiedoistaan osoitetta, puhelinnumeroa, pankkitiliä ja henkilökohtaista sähköpostiosoitetta. Muiden tarpeellisten tietojen muuttamista hallinnoi Henkilöstöpalvelut.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tietojen säilyttämisajat on määritelty arkistonmuodostussuunnitelmassa. Oikeutta tietojen poistamiseen voi rajoittaa organisaation lakisääteiset velvoitteet säilyttää tietoa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu:

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden

• Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista

• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Vastustamisoikeus

Henkilö ei voi vastustaa lain tai työehtosopimusten edellyttämien tietojen keräämistä tai käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

Tieto oikeudesta peruuttaa suostumus milloin tahansa (Jos käsittely perustuu suostumukseen)

Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Valitus osoitetaan tietosuojavaltuutetulle. www.tietosuoja.fi