Hankehakemuksen kulissit: Valmistelun vaiheet, joita et näe hakemuksesta

Jelppis-koordinaatiohankkeissa on Etelä-Savossa tuettu kymmeniä järjestöjä sekä pieniä kuntia kansalaistoimijalähtöisten ESR+ -hankkeiden ideoinnissa ja hakemisessa. Jokainen hankehakuprosessi on omanlaisensa, ja myös koordinaatiohankkeen tuki kohdennetaan aina tarpeen mukaan.

Vaikka prosessit ovat yksilöllisiä, lähes jokaisessa sparraamassamme hakusuunnittelussa ovat toistuneet tietyt vaiheet ja toiminnot. Ilman niitä ei synny valmista ja parhaassa tapauksessa rahoitettavaksi hyväksyttävää hankehakemusta. Tässä blogitekstissä käyn läpi mielestäni keskeisimmät hankehaun vaiheet, jotka eivät näy valmiissa hankehakemuksessa, ja nostan esiin kohdat, joissa hankehakijan on erityisen tärkeää olla tarkkana.

Hakuilmoitus ohjaa koko valmistelua

Kehittämishankkeen suunnittelun tulisi aina lähteä aidosta ja tunnistetusta tarpeesta sekä halusta tarttua kehittämistyöhön. Kysy siis:

• Mikä tekee aiheesta tärkeän?
• Onko se ajankohtainen juuri nyt?
• Millaisella konkreettisella toiminnalla tarve olisi ratkaistavissa?
• Millaista osaamista ja keinoja tarvitaan työn toteuttamiseen?

Alustavaa hankeideaa muotoillessa mietitään, mitä muutosta hankkeella tavoitellaan ja ketä toiminta koskee. Hankkeelle toisin sanoen määritellään sen keskeinen kohderyhmä sekä ne toimijat, joiden toimintaan hanke vaikuttaa välillisesti. Myös alustavia yhteistyökumppaneita kartoitellaan.

Hankeideointi alkaa usein jo ennen kuin varsinainen haku aukeaa. ESR+ -hankehakuja ja painotuksia julkaistaan Eura2021-järjestelmässä. Hakuilmoitukseen kannattaa perehtyä huolella: hakemuksen tulee vastata haulle määriteltyä erityistavoitetta ja painopisteitä sekä huomioida muut reunaehdot, kuten maantieteellinen rajaus. Myös Rakennerahastojen ohjelma-asiakirjan erityistavoitteen sisältöön kannattaa tutustua. Ideointivaiheessa on hyvä varmistaa säännöllisesti, että hanke vastaa edelleen haun linjauksia.

Yhteistyö ja tarvekartoitus kirkastavat hankeidean

Valmistelun alkuvaiheessa on tärkeää selvittää, tekeekö joku muu jo samansuuntaista työtä, esimerkiksi toisen kehittämishankkeen kautta. Käynnissä olevat ja päättyneet ESR-hankkeet löytyvät Hanketietopalveluista. Jos joku toinen toimija toteuttaa jo samanlaista toimintaa, ei täsmälleen samalle idealle kannata hakea rahoitusta, sillä tarkoitus on kehittää jotain uutta.

Tarvekartoituksessa tutustutaan myös aiheeseen liittyvään tausta-aineistoon: tilastoihin, tutkimuksiin, strategioihin ja esimerkiksi hyvinvointikertomuksiin. Tarvittaessa, ja on myös suositeltavaa, kuulla kohderyhmää tai kokoontua yhteistyökumppanien kanssa keskustelemaan hankeideasta. Tärkeää on mahdollistaa eri toimijoiden osallistuminen ja kerätä täydentävää tietoa suoraan kentältä.

Tarvekartoituksen myötä toteuttamiskelpoinen hankeidea kirkastuu: toimenpiteet hahmottuvat selkeämmin ja alustava aikataulu tarkentuu.

Resurssit ja budjetti määrittelevät realismin

Hankkeelle on määriteltävä resurssit ja alustava budjetti:

• Kuinka pitkä hankkeen tulee olla, jotta tavoitteet saavutetaan?
• Kuinka monta työntekijää tarvitaan?
• Millaisia kustannuksia syntyy?

Resurssien selkiytyessä lasketaan kustannusmallin mukainen budjetti Eura2021-järjestelmän ohjeiden mukaan. Palkkojen määrittelyssä tulee noudattaa rahoittajan linjauksia. Budjetin suunnittelussa kannattaa hyödyntää organisaation talousosaamista ja varmistaa, että valmisteluun osallistuvat ne henkilöt, joilla on siihen toimivalta.

Hankkeelta vaaditaan aina omarahoitusosuus, mutta usein tarvitaan myös ulkopuolista rahoitusta. Sitä järjestöille ovat Etelä-Savossa myöntäneet esimerkiksi kunnat, hyvinvointialueet, STEA, yritykset ja säätiöt. Ulkopuolisen rahoituksen varmistamiseen on syytä jättää aikaa, sillä prosessit voivat olla hitaita, ja myös ulkopuolisen rahoituksen hakemisessa voi olla omat hakuaikansa.

Ideoinnin, resurssien suunnittelun ja budjetoinnin myötä selkiytyy, onko hanke toteuttamiskelpoinen sekä toiminnallisesti että taloudellisesti.

Hankeidean esittely rahoittajalle

Hankeideasta laaditaan tiivis ideapaperi. Siinä kuvataan tarpeet, tavoitteet, toimenpiteet, tulokset ja osallistujat sekä hankkeelle suunnitellut resurssit.

Etelä-Savossa tapaaminen rahoittajan kanssa sovitaan hyvissä ajoin ennen hakemuksen jättämistä. Ideapaperi toimii keskustelun pohjana. Tapaamisessa selviää, vastaako idea haun erityistavoitetta ja onko se rahoituskelpoinen. Rahoittajan kommentit kannattaa kirjata ylös ja tehdä tarvittavat tarkennukset.

Ideapaperi toimii siis hankeidean esittelydokumenttina rahoittajalle, mutta myös hankeideoinnin työkaluna. Sen avulla on helppo lähestyä myös mahdollisia yhteistyökumppaneita, ja tiivistelmää voi hyödyntää ulkopuolisen rahoituksen hakemisen tukena.

Hakemus kondikseen Eurassa, liitteitä unohtamatta

Hakemus avataan Eura2021-järjestelmässä hakuilmoituksen kautta. Jos organisaatiolla ei vielä ole Eura2021-valtuuksia, ne haetaan Suomi.fi-palvelussa. Valtuudet kannattaa hoitaa kerralla kaikille valmisteluun osallistuville sekä nimenkirjoitusoikeuden omaavalle henkilölle. Hakemuksen kirjoittamisessa kannattaa hyödyntää Eura2021-käyttöohjeita sekä esimerkiksi Jelppis-hankkeen hankeideoinnin pohjaa.

Hankkeissa tarvitaan yleensä yhteistyökumppaneita. Keskeisten kumppaneiden kanssa laaditaan kirjalliset yhteistyösopimukset, jotka liitetään hakemukseen. Näitä kirjallisia yhteistyösopimuksia myös rahoittaja on edellyttänyt hankehakijoilta Etelä-Savossa.

Ennen hakemuksen jättämistä rahoittajalle se käsitellään organisaation omien päätöksentekokäytänteiden mukaisesti. Käytännöt vaihtelevat: joissakin organisaatioissa tarvitaan lupa jo valmisteluvaiheessa, toisissa hallitus hyväksyy valmiin hakemuksen. Tärkeintä on varmistaa, että kaikki päätökset ovat organisaation sääntöjen mukaisia, oikeat henkilöt ovat osallistuneet valmisteluun ja mikä tärkeintä: hankkeen hakemiseen ja hankesuunnitelman mukaiseen toteutukseen on organisaation siunaus.

Valmis hakemus allekirjoitetaan organisaation nimenkirjoitusoikeuden mukaisesti ja jätetään Eura2021-järjestelmässä ennen hakuajan päättymistä.

Mitä jos hakuprosessi tyssää?

Kaikki hankeideat eivät etene loppuun asti. Joskus jo alkuvaiheessa huomataan, ettei idea ole riittävän vahva. Toisinaan vasta kielteinen päätös katkaisee prosessin. Jokaisesta ideoinnista opitaan kuitenkin jotain, ja parhaimmillaan syntyy uusia oivalluksia. Nämä kannattaa tallettaa myöhempiä hakuja varten.

Hyvä hankeidea voi myöhemmin kypsyä uudelleen haettavaksi. On tärkeää hoitaa jälkiviestintä mallikkaasti sekä oman organisaation sisällä että kumppaneiden suuntaan, jotta yhteistyö jatkuu sujuvasti myös tulevissa hauissa.

Lopuksi

En ole vielä koskaan nähnyt hankevalmistelua, joka olisi aloitettu liian aikaisin. Monet hankehaun vaiheet vievät aikaa ja aikataulut elävät. Mitä aiemmin ideointi alkaa, sitä enemmän jää tilaa rauhalliselle suunnittelulle ja huolelliselle sanoittamiselle.

Usein alkuperäinen idea muuttuu paljonkin kartoitustyön myötä, tai joskus huomataan, ettei idea olekaan rahoituskelpoinen. Molemmissa tapauksissa asiantuntijuus näkyy siinä, että ollaan valmiita muokkaamaan suuntaa eikä pidetä itsepintaisesti kiinni alkuperäisestä.

Onnea ja iloa hankeideointiin!

Täältä voit tutustua Jelppis-hankkeessa laadittuun Kansalaistoimijalähtöisen ESR+ -hankehakemisen prosessikuvaus -dokumenttiin.