Tiedonhallinnon osaaja auttaa tekemään organisaation muistista hyödynnettävää tietoa

Opiskelu on käytännönläheistä ja se motivoi, kun oppimaansa pystyy soveltamaan käytäntöön samalla

Uusi työ ja opinnot kohtasivat täydelliseen aikaan

Alholan kiinnostus tiedonhallintaan syntyi jo edellisessä työpaikassa, jossa selvitettiin sähköisen arkistoinnin ratkaisuja. Sopivaa asiantuntijaa ei ollut helppo löytää, joten hän halusi itse syventää osaamistaan aiheesta.

Samaan aikaan hänen työurallaan avautui uusi mahdollisuus lääkeyhtiössä. Alhola aloitti dokumentinhallinnan tietojärjestelmien ja sähköisen arkistoinnin tietojärjestelmän palvelupäällikkönä juuri samoihin aikoihin opintojensa kanssa.

-Ajattelin, että saisin uuden osa-alueen omaan osaamiseeni. Sitten sainkin samaan aikaan uudentyöpaikan ja opiskelupaikan. Siinä tuli kertaheitolla sukellus syvään päähän tiedonhallintaan ja sähköiseen arkistointiin, Alhola kertoo.

Sähköinen arkistointi oli aiheena Alholalle uusi, ja juuri siksi tutkintoon johtava koulutus tuntui hyvältä vaihtoehdolta. Yksityisellä sektorilla työskentelevälle ja työn ohessa opiskelevalle sopivia vaihtoehtoja oli tarjolla vähän.

-Tämä oli minulle käytännössä ainoa järkevä vaihtoehto tutkintoon johtavaksi koulutukseksi, jossa pystyin syventymään sähköiseen arkistointiin työn ohessa. Halusin oppia asian perusteellisesti enkä vain osallistua lyhyelle kurssille.

Työ ja opinnot ovat tukeneet toisiaan alusta asti

YAMK-opintojen yhdistäminen uuteen työtehtävään, uuteen toimialaan ja muuhun arkeen ei ole ollut kevyin mahdollinen yhtälö. Ratkaisevaa on kuitenkin ollut se, että työ ja opiskelu ovat kulkeneet koko ajan rinnakkain.

Opintojen tehtävät ovat liittyneet todellisiin työelämän tilanteisiin, ja omasta työstä on puolestaan löytynyt aitoja esimerkkejä harjoituksiin ja kehittämistehtäviin.

-Opinnoista sai koko ajan hyötyä työhön ja työstä sai aineistoa opintoihin. Se oli todella vahva motivaation lähde. Ilman sitä yhdistelmää opiskelu olisi ollut paljon vaikeampaa, Alhola sanoo.

Verkko-opinnot, toimiva oppimisympäristö ja selkeät ohjeet ovat osaltaan helpottaneet opiskelua työn ohessa.

Opittua on voinut viedä suoraan omaan työhön

Opintojen suurimpana vahvuutena Alhola pitää niiden käytännönläheisyyttä. Opinnoissa ei ole ainoastaan perehdytty tiedonhallintasuunnitelmiin, palveluhankintoihin, vaatimusmäärittelyihin, sopimuksiin, käyttäjäkokemukseen, projektisuunnitteluun ja sähköisen arkistoinnin toteutukseen, vaan niistä on tehty myös käytännön harjoituksia ja raportteja.

Osa opintojen aikana syntyneistä töistä Alhola on pystynyt hyödyntämään suoraan omassa työssään ja organisaatiossaan.

Samalla hänen tapansa tarkastella tiedonhallintaa on laajentunut. Aiemmin näkökulma painottui erityisesti liiketoimintatietoon ja tietojärjestelmiin. Nyt niiden rinnalle on tullut syvempi ymmärrys asiakirjallisen tiedon elinkaaresta, asiakirjahallinnosta ja pitkäaikaisesta säilyttämisestä.

-Ymmärrän nyt paljon paremmin tiedonhallinnan kokonaisuutta ja sitä, miten tieto säilyy löydettävänä, luotettavana ja hyödynnettävänä vuosienkin päästä.

Lääkealalla tämä osaaminen on erityisen tärkeää. Tietoa voidaan joutua säilyttämään 25 vuotta tai jopa pysyvästi, jolloin tarvitaan suunnitelmallista asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallintaa ja ohjausta. Olennaista ei ole vain se, että tieto säilyy teknisesti, vaan että sen merkitys ja asiayhteys ymmärretään vielä vuosien tai vuosikymmenten kuluttuakin.

Vastuu laajeni tietojärjestelmistä koko arkistotoimeen

Opintojen rinnalla myös Alholan vastuualue työssä on kasvanut.

Hänet palkittiin alun perin dokumentinhallinnan tietojärjestelmien sekä sähköisen arkistoinnin tietojärjestelmän palvelupäälliköksi. Myöhemmin vastuu laajeni ensin virtuaalitiimin perustamiseen. Tiiminvetäjänä ja esihenkilönä hän sai vastuulleen myös paperiarkiston ja siten organisaation koko arkistotoimen.

Dokumentinhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijoiden tiiviimpi yhteistyö on mahdollistanut kokonaisvaltaisemman tiedonhallinnan kehittämisen.

-Aiemmin asiantuntijat toimivat melko itsenäisesti omilla alueillaan. Nyt olemme saaneet paljon synergiaa aikaan, ratkomme haasteita yhdessä ja katsomme enemmän tulevaisuuteen kuin pelkästään nykyisten käytäntöjen ylläpitämiseen.

Opinnot ovat tukeneet myös kasvua esihenkilönä.

-Pystyn keskustelemaan tiimini kanssa työn sisällöstä paljon syvällisemmin kuin ennen. Se on lisännyt vuorovaikutusta ja tuonut uskottavuutta esihenkilön rooliin.

Arkisto ei ole tiedon hautausmaa

Alholalle yksi tärkeimmistä tavoitteista on tehdä erityisesti rakenteettoman tiedon hallinnan ja organisaation muistin merkitys näkyvämmäksi ja arvostetummaksi.

Organisaatioihin kertyy vuosien ja vuosikymmenten aikana valtava määrä tietoa. Sen arvo ei synnyt pelkästään säilyttämisestä, vaan siitä, että tarvittava tieto pystytään myöhemmin löytämään, ymmärtämään ja ottamaan uudelleen käyttöön.

-Haluaisin muuttaa arkistointiajattelua tiedon hautausmaasta tiedon hyödyntämisen suuntaan.

Tämä näkökulma korostuu myös tekoälyn aikakaudella. Tekoäly hyödyntäminen ei itsessään ratkaise tiedonhallinnan ongelmia, jos organisaation tieto on hajallaan, sen asiayhteys puuttuu tai sen luotettavuutta ei pystytä varmistamaan.

-Tiedonhallinnalla varmistetaan tiedon löydettävyys, ajantasaisuus ja asiayhteys. Ilman niitä myöskään tekoäly ei pysty hyödyntämään tietoa tehokkaasti.

Hyvin hallittuna organisaation muisti voi siten olla paljon enemmän kuin säilytettävien asiakirjojen kokoelma. Se voi muodostaa tietovarannon, jota pystytään hyödyntämään toiminnan kehittämisessä ja tulevaisuuden päätöksenteossa.

YAMK-opinnot avasivat uusia mahdollisuuksia

Vaikka valmistuminen on jo lähellä, opinnot ovat herättäneet myös uusia ajatuksia tulevaisuudesta.

Yksi merkittävistä oivalluksista on ollut se, että ylempi ammattikorkeakoulututkinto voi avata mahdollisuuksia myös jatko-opintoihin.

-Tämän koulutuksen myötä olen kiinnostunut aiheesta niin paljon, että joskus tulevaisuudessa voisin jopa harkita jatko-opintoja. Se ei olisi tullut mieleenkään aiemmin.

Koulutusta Alhola suosittelee erityisesti niille, joita tiedonhallinnan ja sähköisen arkistoinnin kysymykset kiinnostavat ja jotka haluavat kehittää osaamistaan työn ohessa.

Tällainen maksuton koulutus on upea mahdollisuus ylläpitää ja laajentaa omaa osaamista