Tiedonhallinta kuuluu kaikille – YAMK-opinnot syventävät osaamista
Tiedonhallinnan tehtävä ei ole vain säilyttää tietoa, vaan mahdollistaa sen vastuullinen ja tarkoituksenmukainen käyttö
-Kirsi Jurvanen, lehtori ja koulutusvastaava
Tiedonhallinnan YAMK-koulutus auttaa näkemään kokonaisuuden
Organisaatioiden tieto on nykyisin lähes aina digitaalista ja usein hajallaan useissa järjestelmissä. Siksi organisaatioissa täytyy pystyä tunnistamaan, missä ajantasainen tieto sijaitsee, kuka siitä vastaa, kuinka kauan sitä säilytetään ja mitä siitä lopulta arkistoidaan.
Kirsi Jurvasen mukaan tiedonhallinnassa tarkastellaan organisaation toimintaa kokonaisuutena: miten tieto syntyy, liikkuu, säilyy ja löytyy silloin, kun sitä tarvitaan. Tähän kokonaisuuteen liittyvät muun muassa prosessit, tietovirrat ja tiedon elinkaari sekä tietosuoja, tietoturva, tietojärjestelmät ja sähköinen arkistointi.
Hyvin toimivan tiedonhallinnan huomaa organisaation arjessa siitä, että tieto löytyy, sen ajantasaisuuteen voidaan luottaa ja työntekijät tietävät, mitä tallennetaan ja minne. Puutteet puolestaan voivat johtaa tiedon jatkuvaan etsimiseen, rinnakkaisiin versioihin ja työntekijöiden kehittämiin kiertoteihin. Kyse ei siis ole vain arkistoinnin tai tietohallinnan tehtävästä, vaan koko organisaation työn sujuvuudesta.
Opittua voi hyödyntää suoraan työelämän kehittämiseen
Koulutuksessa opiskelija oppii tarkastelemaan organisaatioita prosessien, tiedon ja tietojärjestelmien muodostaman kokonaisuutena. Samalla hän saa valmiuksia tunnistaa kehittämiskohteita ja toimia asiantuntijana esimerkiksi tiedonhallinnan, sähköisen arkistoinnin ja tietojärjestelmien kehittämishankkeissa. Opintoihin sisältyvät myös tutkimus- ja kehittämismenetelmät sekä opinnäytetyö.
Työelämäyhteys kulkee opinnoissa vahvasti mukana. Opiskelijoita kannustetaan liittämään oppimistehtäviä omaan työhönsä ja organisaatioonsa, jolloin uutta osaamista voidaan hyödyntää esimerkiksi prosessien kehittämisessä tai tietojärjestelmien hankinta- ja käyttöönottoprojektissa. Työpaikka ei kuitenkaan ole opiskelun edellytys.
Koulutuksen vaikutukset voivat näin ulottua opiskelijan oman osaamisen kehittymistä laajemmalle. Kirsi Jurvasen mukaan opiskelijat ovat hyödyntäneet tehtäviä esimerkiksi tietojärjestelmien hankinnoissa ja käyttöönotoissa sekä prosessien ja tiedonkulun kehittämisessä. Opinnäytetöissä on puolestaan otettu käyttöön tiedonhallintaa tukevia järjestelmiä sekä kehitetty tiedonhallinnan prosesseja, tiedonohjausta ja arkistointia. Parhaimmillaan organisaation toiminta kehittyy siis jo opintojen aikana.
Tämä konkretisoi myös Xamkin vaikuttavuusviestinnän ajatusta siitä, että koulutuksen merkitys näkyy paitsi yksilön osaamisessa myös työyhteisöjen ja organisaatioiden toiminnan kehittymisessä.
Tekoälyn aikakaudella laadukas tiedonhallinta korostuu
Tiedonhallinnan merkitys ei ole vähenemässä. Päinvastoin tietoa syntyy yhä enemmän ja yhä useammissa järjestelmissä ja muodoissa. Ilman systemaattista tiedonhallintaa organisaation voi olla vaikeaa hahmottaa edes sitä, mitä tietoa sillä on ja miten sitä voidaan hyödyntää.
Tekoälyn hyödyntäminen korostaa tiedonhallinnan merkitystä entisestään. Kirsi Jurvasen mukaan tekoälyn hyödyntäminen edellyttää, että tiedon alkuperä, laatu ja käyttöoikeudet tunnetaan. Tiedonhallinta onkin yksi digitalisaation perusrakenteista.
Samalla työelämä tarvitsee osaajia, jotka pystyvät yhdistämään toiminnan, prosessien, teknologian, tiedon elinkaaren ja lainsäädännön näkökulmia. Tiedonhallinnan asiantuntija toimii yhä useammin myös tulkkina eri ammattiryhmien välillä ja auttaa rakentamaan ratkaisuja, jotka toimivat sekä teknisesti että organisaation käytännön arjessa.
Tiedonhallinnan osaamisesta hyötyä opiskelijalle ja työelämälle
- Opinnot laajentavat opiskelijan asiantuntijuuttta tiedonhallinnassa ja sähköisessä arkistoinnissa.
- Opittua voidaan soveltaa oman organisaation kehittämiseen jo opiskelujen aikana.
- Osaamista voi hyödyntää esimerkiksi tiedonhallinnan suunnittelijan, projektipäällikön, tuoteomistajan, asianhallinnan asiantuntijan ja erilaisissa arkistoalan tehtävissä.
- Koulutus auttaa ymmärtämään tiedon, prosessien, digitalisaation ja tietojärjestelmien välisiä yhteyksiä.
Tiedonhallinnan YAMK-koulutus sopii kehittämisestä kiinnostuneelle
Koulutus sopii erityisesti henkilölle, jota kiinnostaa, miten organisaation tieto saadaan hallintaan ja hyötykäyttöön. Opiskelijoilla on usein kokemusta esimerkiksi asiakirjahallinnasta, asianhallinnasta, dokumenttihallinnasta, arkistoinnista tai muista tiedonhallinnon tehtävistä, mutta opiskelijoiden taustat ovat moninaisia. Kirsi Jurvanen näkee tämän koulutuksen vahvuutena, sillä erilaiset taustat tuovat opetukseen erilaisia näkökulmia ja tekevät opiskelijoiden välisistä keskusteluista antoisia.
Koulutus voi avata myös uusia näkökulmia omaan työhön ja uraan. Se auttaa näkemään oman työn osana laajempaa kokonaisuutta, johon kuuluvat organisaation prosessit, digitalisaatio, tietojärjestelmät ja tiedolla johtaminen.
Opintojen yhdistäminen muuhun elämään vaatii aikaa ja sitoutumista, mutta Kirsi Jurvasen viesti koulutuksesta kiinnostuneille on rohkaisevaa:
-Jos oma työ tai kiinnostus liittyy organisaatioiden tietoon, tietojärjestelmiin, sähköiseen arkistointiin tai toiminnan kehittämiseen, kannattaa selvittää, voisiko koulutus sopia sinulle. Opinnot työn ohessa vaativat aikaa ja sitoutumista, mutta uskallan sanoa, että ne myös antavat paljon.
Kirsi Jurvanen on erityisen ylpeä koulutuksen opiskelijoista ja tavasta, jolla tiedonhallintaa tarkastellaan kokonaisuutena yhden järjestelmän tai ammattiryhmän sijaan. Hänen mukaansa motivoituneiden ja kokeneiden opiskelijoiden kanssa käytävistä keskusteluista oppii myös opettaja jatkuvasti uutta.
Koulutuksen tärkeä vaikutus kiteytyy lopulta uudenlaiseen tapaan nähdä organisaatio. Yksittäisten asiakirjojen, järjestelmien ja tehtävien sijaan opiskelija oppii hahmottamaan niiden välisiä yhteyksiä. Työelämä puolestaan saa osaajia, jotka auttavat varmistamaan, että digitaalinen tieto säilyy luotettavana, löydettävänä, ymmärrettävänä ja hyödynnettävänä.
Kiinnostuitko tiedonhallinnan ja sähköisen arkistoinnin osaamisen syventämisestä? Tutustu Tradenomi (YAMK), tiedonhallinnan ja sähköinen arkistointi -koulutukseen ja selvitä, voisiko koulutus olla seuraava askel urallasi
Tiedonhallinta ja sähköinen arkistointi YAMK
Tutustu myös näihin artikkeleihin
Biotuotetekniikka yhdistää teknologian ja kestävän tulevaisuuden
Tiedonhallinnon osaaja auttaa tekemään organisaation muistista hyödynnettävää tietoa
