Tietosuojailmoitus
Tietosuojailmoitus on pääkuvaus henkilötietojen käsittelystä Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa. Sillä täytetään osaltaan tietosuoja-asetuksen artiklojen 13 ja 14 vaatimusta rekisteröidyn informoinnista.
Tietosuojapolitiikka
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun johtoryhmä on hyväksynyt tietosuojapolitiikan, jota noudatetaan kaikessa Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilötietojen käsittelyn periaatteet ja vastuut. Tutustu tietosuojapolitiikkaan.
Henkilötietojen käsittelyn perusteista
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu käsittelee henkilötietoja ammattikorkeakoululaissa säädetyn tehtävänsä toteuttamiseksi. Se käsittelee opiskelijoiden, henkilökunnan ja sidosryhmien henkilötietoja, sekä tutkimusdataa, jossa voi olla henkilötietoja. Alumni-, markkinointi-, asiakas- ja kumppanitietoja käsitellään sopimukseen, suostumukseen, oikeutettuun etuun tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen. Ammattikorkeakoulun työvälineissä käsitellään henkilötietoja työtehtävien hoitamiseksi, opiskelijan opiskelun mahdollistamiseksi sekä käyttövaltuuksien ja tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi. Yhteisön käyttöön tarkoitettujen työvälineiden asianmukainen tarjoaminen on välttämätön osa ammattikorkeakoulun tehtävien ja vastuiden toteuttamista.
Henkilötietoryhmien kuvaukset
Tarkemmat tietosuojailmoitukset laaditaan henkilötietoryhmittäin. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun keskeisiksi henkilötietoryhmiksi on tunnistettu:
1. Opiskelijatiedot: Opiskelijatiedot tietosuojailmoitus
2. Henkilöstötiedot: tietosuojailmoitus julkaistu henkilöstön intranet-palvelussa
3. Ammattikorkeakoulun tukitoimintojen tietosuojailmoitus (Sisältäen: IT:n käyttövaltuushallinnan, talouspalvelut, tilapalvelut, kirjaamon, arkiston, viestinnän ja turvallisuusjärjestelmät. )
4. Kirjasto-, julkaisu- ja kielipalvelutoimintojen asiakastiedot: Kirjasto-, julkaisu-, ja kielipalvelutoimintojen tietosuojailmoitus
5. Ammattikorkeakoulun vastuulla olevan tutkimustiedon sisältämät henkilötiedot. Huom. Jokaisesta TKI-hankkeesta laaditaan oma tietosuojaseloste, joka on nähtävillä jokaisen hankkeen omalla www-sivulla.
6. Alumni-, asiakas- ja sidosryhmäyhteistyön rekisteri: Alumnit ja asiakkuudet tietosuojailmoitus
7. Markkinointitiedot: Markkinoinnin tietosuojailmoitus
Muut ja tarkentavat selosteet:
- Julkisten hankintojen rekisteri: Hankintojen tietosuojailmoitus
- Karjala-tietokantahankkeen sidosryhmärekisterin seloste
- Xamk kameravalvonnan tietosuojailmoitus
- Opintopsykologien palveluiden tietosuojaseloste
Muiden toimijoiden laatimat selosteet:
yhteystiedot
Tietosuojavastaava:
Projektipäällikkö Markus Häkkinen
040 198 1150
tietosuojavastaava@xamk.fi
Opiskelijatietojen-tietoryhmän vastaava:
Opiskelijapalvelupäällikkö Leena Kurki-Pölönen
040 717 9992, etunimi.sukunimi@xamk.fi
Henkilöstötiedot-tietoryhmän vastaava:
Henkilöstöpäällikkö Riitta Vehmassalmi
040 536 0002, etunimi.sukunimi@xamk.fi
Tukitoiminnot-tietoryhmän vastaava:
Tietohallintopäällikkö Kimmo Hoikka
040 657 0853, etunimi.sukunimi@xamk.fi
Kirjasto- ja julkaisupalvelut-tietoryhmän vastaava:
Tietojen siirtäminen, luovutukset ja säilytysajat
Kunkin tietoryhmän selosteessa kuvataan tarkemmat tiedot siirtämisestä, luovuttamisesta ja säilytysajoista. Ammattikorkeakoulu voi käyttää palvelujensa tuottamiseen alihankkijoita. Mikäli ammattikorkeakoulu tai alihankkija käsittelee tietoja kolmannessa maassa, asiasta kerrotaan asianomaisessa tarkentavassa ilmoituksessa.
Ammattikorkeakoulun käsittelemiä henkilötietoja säilytetään lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi ja/tai sen aikaa, kun niiden käsittelylle on muu lainmukainen peruste. Säilytysajat perusteineen on määritelty henkilötieryhmittäin kussakin tietosuojailmoituksessa tai ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Ammattikorkeakoulun henkilötietoja käsitellään pääasiallisesti ammattikorkeakoulun käytössä olevissa tietojärjestelmissä. Mikäli tietoja käsitellään Euroopan talousalueen ulkopuolella, siitä kerrotaan asianomaisessa tarkentavassa ilmoituksessa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Poistamisoikeus ei ulotu henkilötietoihin, joita ammattikorkeakoulu käsittelee lakisääteisen tehtävän perusteella, yleisen edun vuoksi, tai joihin ammattikorkeakoululla on muu säilyttämisvelvoite.
Kaikki pyynnöt rekisterinpitäjälle tehdään Tieto- ja tarkastuspyyntölomakkeen (e-lomake) kautta. Lomakkeen täyttäminen edellyttää tunnistautumista. Neuvoja ja ohjeita voi tarvittaessa kysyä Xamkin tietosuojavastaavalta.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.
Tekniset ja organisatoriset turvatoimet
Ammattikorkeakoulun henkilötietoja suojataan osana normaalia tietoturvallisuuden ylläpitämistä. Organisaation kaikki tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta ammattikorkeakoulussa, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolo tarkistetaan päivittäin.
Ammattikorkeakoulun tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.
Evästeet
Kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”). Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta olet siirtynyt osoitteeseen, mitä www-sivujamme olet selannut ja milloin, mitä selainta käytät, mikä on näyttösi resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on tietokoneesi IP -osoite eli mistä Internet -osoitteesta lähettämäsi tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan.
Evästetietojen avulla Palvelun kävijämääriä voidaan seurata Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun toimesta sekä analysoida ja kehittää kävijöitä paremmin palvelevaksi. Lisäksi Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun yhteistyökumppanit saattavat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä, joilla kerätään tietoa kävijän vierailuista tällä ja muilla sivustoilla. Evästeiden avulla kerättyä tietoa käytetään kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen. Evästeiden avulla tehdyssä mainonnan kohdentamisessa kävijää ei yksilöidä eikä tietoja yhdistetä kävijältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin
Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Kävijä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.
Kysy lisää
Markus Häkkinen
projektipäällikkö, tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@xamk.fi
puh. 040 198 1150