Mitä uutta digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus Digitaliaan kuuluu kesän jäljiltä? Vastaus tiivistettynä: kesäkoulu järjestettiin ja rahoitusta saatiin.
16.-17. elokuuta digitaalisten aineistojen, tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijat ja opiskelijat kokoontuivat Helsingin yliopiston Minerva-torille digitaalisen tiedon kesäkouluun. Edes veturimiesten lakko ei pysäyttänyt innokkaita kurssilaisia. Heitä pääsi paikalle lähes täysi tupa, ensimmäisenä päivänä 67 osallistujaa ja toisena 52. Ensimmäinen teemapäivä käsitteli digitaalisen tiedon juridiikkaa ja etiikkaa ja jälkimmäinen digitaalisia aineistoja ja niiden käyttöä.
Luentojen ja ryhmäkeskustelujen lomassa ehdimme myös tehdä Pekka Anttosen johdolla tutustumiskierroksen Päivälehden arkistoon ja museoon. Osallistujat kiittelivät kierrosta mielenkiintoiseksi – aina sieltä ei edes malttaisi lähteä pois. Tarjolla on aimo annos sananvapauden ja lehdistön historiaa, merkittäviä vaikuttajia ja tuttuja hahmoja.
Päivälehden arkistossa. Kuva: Miia Kosonen
Kesäkoulu järjestettiin nyt toista kertaa ja voimmekin puhua jo perinteestä. Jälleen hyvää palautetta saaneelle kurssille on luvassa jatkoa. Kun joukko asiantuntijoita on koolla, vertaisoppiminen toimii aina. Pelkästään luentosisällön varaan ei siis kannata rakentaa.
Miksi kesäkoulu? Digitaalisen talouden tutkimusjohtaja Noora Talsi Xamkilta muistutti, että digitaalisten aineistojen hallintaan, arkistointiin ja saatavuuden parantamiseen liittyvät kysymykset ovat yhteisiä useille eri tieteenaloille ja vaativat sen mukaisen lähestymistavan. Digitaalisen tiedon kesäkoulun kaltaista konseptia ei ole Suomessa aiemmin ollut, joten Digitalia toteutti sen.
Yliopistotutkija Pekka Henttonen Tampereen yliopistosta ruoti yksityisyyden problematiikkaa. Vuosisatojen ajan unohtaminen oli yhteisöjen ja yhteiskuntien vallitseva normi, mutta ei enää. Henttonen kävi myös läpi erilaiset yksityisyyden suojaamisen tavat, joista kiinnostavin on suojattu arkistointi: aineistoa säilytetään käyttörajoituksilla suojattuna, kunnes sitä voidaan hyödyntää yksityisyyden suojaa rikkomatta. Kysymys kuuluukin, missä määrin yhteiskunta on valmis kunnioittamaan arkistoja paikkana, jotka kunnioittavat yksityisyyttä?
Myös uusi tietosuoja-asetus herätti odotetusti mielenkiintoa ja kysymyksiä. Itä-Suomen yliopiston julkisoikeuden professori Tomi Voutilainen kertoi, mitä asetus säätää henkilötietojen säilytyksestä ja arkistoinnista.
- tietojen on oltava riittäviä ja olennaisia ja rajoituttava siihen, mikä on välttämätöntä käsittelyn kannalta
- edellyttää erityisesti, että säilytysaika on mahdollisimman lyhyt
- käsitellään henkilötietoja vain jos käsittelyn tarkoitusta ei voida kohtuullisesti toteuttaa muilla tavoin
- rekisterinpitäjän on asetettava määräajat henkilötietojen poistoa tai säilytyksen määräaikaistarkastelua varten, jotta varmistetaan, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeen.
Toisen kurssipäivänä saimme mukaan kaksi kiinnostavaa keynote-puhujaa kansainvälisiltä areenoilta. Tarvo Kärberg Viron Kansallisarkistosta pohjusti digitaalisen arkistoinnin ratkaisusta. Professori Lynne Bowker Ottawan yliopistosta esitteli casen onnistuneesta muutosprojektista: Embedding a records manager. Embed-mallissa asiantuntija on osa yhteisöä, jonka toimintaa kuvataan ja jonka toimintaan vaikutetaan. Sitä lainattiin nyt uudella alueella, yliopiston asiakirjahallinnassa.
Tulokset olivat kiitettäviä ja Bowker korostikin mallin etuja verrattuna konsulteilta ostamiseen. Tulosvastuuta on enemmän. Käyttäjät sitoutuvat muutoksiin paremmin. Tukea ja koulutusta oli saatavilla. Yliopisto sai lopulta enemmän kuin mistä se maksoi: asiantuntijan mukana tiimiin tuli myös uusia taitoja, esimerkiksi datan visualisointia, josta kaikki muutkin hyötyivät.
Lämpimät kiitoksemme kaikille kesäkouluun osallistuneille, puhujille ja järjestelyissä mukana olleille!
Pöhinää Minerva-torilla. Kuva: Miia Kosonen
Juhannuksen alla varmistui, että Etelä-Savon maakuntaliitto myöntää Digitalialle kaksivuotisen rahoituksen (958.000 e) Digitalia – digitaaliset aineistot käyttöön -hankkeelle.
Rahoituksen turvin työ digiaineistojen saatavuuden ja käytettävyyden parantamiseksi jatkuu Xamkilla, Kansalliskirjastossa ja Helsingin yliopiston Ruralia-instituutissa. Tämä on ilouutinen niin nykyisille yhteistyökumppaneille kuin uutena mukaan lähteville yrityksille ja muille yhteisöille – unohtamatta Kansalaisarkistoa ja henkilökohtaisen tiedon luotettavasta säilyttämisestä kiinnostuneita kansalaisia.
Kun tarvitset digitaalisten aineistojen asiantuntemusta, ota siis jatkossakin yhteyttä Digitaliaan!
Teksti: Miia Kosonen, tki-asiantuntija, Digitalia