Tietosuojailmoitus on pääkuvaus henkilötietojen käsittelystä Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa. Sillä täytetään osaltaan tietosuoja-asetuksen artiklojen 13 ja 14 vaatimusta rekisteröidyn informoinnista.

Henkilötietojen käsittelyn perusteista

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu käsittelee henkilötietoja ammattikorkeakoululaissa säädetyn tehtävänsä toteuttamiseksi. Se käsittelee opiskelijoiden, henkilökunnan ja sidosryhmien henkilötietoja, sekä tutkimusdataa, jossa voi olla henkilötietoja. Alumni-, markkinointi-, asiakas- ja kumppanitietoja käsitellään sopimukseen, suostumukseen, oikeutettuun etuun tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen. Ammattikorkeakoulun työvälineissä käsitellään henkilötietoja työtehtävien hoitamiseksi, opiskelijan opiskelun mahdollistamiseksi sekä käyttövaltuuksien ja tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi. Yhteisön käyttöön tarkoitettujen työvälineiden asianmukainen tarjoaminen on välttämätön osa ammattikorkeakoulun tehtävien ja vastuiden toteuttamista.

Henkilötietoryhmien kuvaukset

Tarkemmat tietosuojailmoitukset laaditaan henkilötietoryhmittäin. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun keskeisiksi henkilötietoryhmiksi on tunnistettu:

1. Opiskelijatiedot:  Opiskelijatietojen tietosuojailmoitus
2. Henkilöstötiedot: tietosuojailmoitus julkaistu henkilöstön intranet-palvelussa
3. Ammattikorkeakoulun tukitoimiin liittyvät käyttäjätiedot (Sisältäen: IT:n käyttövaltuushallinnan, talouspalvelut, tilapalvelut, kirjaamon, arkiston, viestinnän ja turvallisuusjärjestelmät. )
4. Kirjaston asiakastiedot: Kirjastopalveluiden tietosuojailmoitus
5. Ammattikorkeakoulun vastuulla oleva tutkimustiedon sisältämät henkilötiedot: Karjala-tietokantahankkeen sidosryhmärekisterin seloste
6. Alumni-, markkinointi-, asiakas- ja kumppanitiedot:  Alumni-, markkinointi-, asiakas -ja kumppanitietojen tietosuojailmoitus

 

 

yhteystiedot

Tietosuojavastaava:
Turvallisuus- ja työsuojelupäällikkö Jussi Jokivaara
044 702 8809
jussi.jokivaara@xamk.fi

Opiskelijatietojen-tietoryhmän vastaava:
Opiskelijapalvelupäällikkö Leena Kurki-Pölönen
040 717 9992, leena.kurki-polonen@xamk.fi

Henkilöstötiedot-tietoryhmän vastaava:
Henkilöstöpäällikkö Riitta Vehmassalmi
040 536 0002, riitta.vehmassalmi@xamk.fi

Tukitoiminnot-tietoryhmän vastaava:
Tietohallintopäällikkö Kimmo Hoikka
040 657 0853, kimmo.hoikka@xamk.fi

Kirjastopalvelut-tietoryhmän vastaava:
kirjaston johtaja Pekka Uotila
050 312 5087, pekka.uotila@xamk.fi

Alumni-, markkinointi-, asiakas- ja kumppanitiedot-tietoryhmän vastaava:
viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen
040 521 1809, tiivi.pukkila-nupponen@xamk.fi

Tutkimustieto-tietoryhmän vastaava:
Sopimus- ja IPR-asiantuntija Minna Pasila
050 312 5109 , minna.pasila@xamk.fi

 

Tietojen siirtäminen, luovutukset ja säilytysajat

Kunkin tietoryhmän selosteessa kuvataan tarkemmat tiedot siirtämisestä, luovuttamisesta ja säilytysajoista. Ammattikorkeakoulu voi käyttää palvelujensa tuottamiseen alihankkijoita. Mikäli ammattikorkeakoulu tai alihankkija käsittelee tietoja kolmannessa maassa, asiasta kerrotaan asianomaisessa tarkentavassa ilmoituksessa.

Ammattikorkeakoulun käsittelemiä henkilötietoja säilytetään lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi ja/tai sen aikaa, kun niiden käsittelylle on muu lainmukainen peruste. Säilytysajat perusteineen on määritelty henkilötieryhmittäin kussakin tietosuojailmoituksessa tai ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Ammattikorkeakoulun henkilötietoja käsitellään pääasiallisesti ammattikorkeakoulun käytössä olevissa tietojärjestelmissä. Mikäli tietoja käsitellään Euroopan talousalueen ulkopuolella, siitä kerrotaan asianomaisessa tarkentavassa ilmoituksessa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Poistamisoikeus ei ulotu henkilötietoihin, joita ammattikorkeakoulu käsittelee lakisääteisen tehtävän perusteella, yleisen edun vuoksi, tai joihin ammattikorkeakoululla on muu säilyttämisvelvoite.

Kaikki pyynnöt rekisterinpitäjälle tehdään sähköpostitse osoitteella kirjaamo@xamk.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Asetuksen tarkoittaman valvontaviranomaisen yhteystiedot, sekä ohjeet valituksen tekemiseen, liitetään tähän kun ne ovatsaatavissa. Lakia valvontaviranomaisesta ei ole vielä annettu. Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu.

Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Ammattikorkeakoulun henkilötietoja suojataan osana normaalia tietoturvallisuuden ylläpitämistä. Organisaation kaikki tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta ammattikorkeakoulussa, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolo tarkistetaan päivittäin.

Ammattikorkeakoulun tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.

 

Evästeet

Kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”). Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta olet siirtynyt osoitteeseen, mitä www-sivujamme olet selannut ja milloin, mitä selainta käytät, mikä on näyttösi resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on tietokoneesi IP -osoite eli mistä Internet -osoitteesta lähettämäsi tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan.

Evästetietojen avulla Palvelun kävijämääriä voidaan seurata Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun toimesta sekä analysoida ja kehittää kävijöitä paremmin palvelevaksi. Lisäksi Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun yhteistyökumppanit saattavat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä, joilla kerätään tietoa kävijän vierailuista tällä ja muilla sivustoilla. Evästeiden avulla kerättyä tietoa käytetään kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen. Evästeiden avulla tehdyssä mainonnan kohdentamisessa kävijää ei yksilöidä eikä tietoja yhdistetä kävijältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin

Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Kävijä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.

Kysy lisää

Jussi Jokivaara
turvallisuus- ja työsuojelupäällikkö, tietosuojavastaava
puh. 044 702 8809

 

Jaa sivu