Medialle

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Kuvaus Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun tiedoista ja asiakirjoista

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

Kuvauksesta ilmenee muun muassa se, miten asiakkaat ja muut asianosaiset voivat julkista tietoja etsiä ja saada.

 

Tietopyynnön tekeminen

Asiakirjaan liittyvät tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. Tietopyynnön voi tehdä sähköpostilla: kirjaamo@xamk.fi

Korkeakoululla on velvollisuus reagoida tietopyyntöösi 14 vrk kuluessa. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen laaja tai siihen liittyy tavanomaista suurempi työmäärä, vastaus annetaan yhden kuukauden kuluessa.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvän tieto- ja tarkastuspyynnön voit tehdä Xamkin tietosuojailmoitus-sivulla. 

Mistä ja miten tietoa voi etsiä?

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun toiminnasta löytyy kattavasti tietoa julkisilta nettisivuilta: www.xamk.fi/xamk

Tässä asiakirjajulkisuuskuvauksessa on kerrottu tarkemmin Xamkin tietovarannoista, niissä olevista tietoaineistoista sekä tietojärjestelmäpalveluista, joissa tietoja käsitellään.

Tietovarannot ovat tietoaineistoja sisältäviä tietokokonaisuuksia. Tietoaineistot ovat asiakirjoista muodostuva tietokokonaisuus.

Tiedot ja tietovarannot

Hallinto

Hallinnon tietovaranto on looginen tietovaranto, joka käsittää hallintoasioihin, päätöksentekoon, oikeudellisiin asioihin, asianhallintaan, hankintoihin ja turvallisuuteen liittyvien tietojen hallintaa ja asiainkäsittelyä.

Tietoaineistot

  • Hallintoasioiden ohjaus
  • Kotimainen yhteistyö
  • Toiminnan järjestäminen, ohjaaminen, suunnittelu ja kehittäminen (laatujärjestelmä, laadunhallinta)
  • Päätöksenteko ja johtaminen
  • Tarkastustoimi
  • Turvallisuus ja varautuminen

Hallintoasioiden ohjaus tietoaineisto koostuu toimielin / luottamuselin valinta- ja kokoonpanotiedoista sekä opetus- ja kulttuuriministeriön ohjaus, sopimus, tilastointi ja raportointitiedoista.

Kotimaisen yhteistyön tietoaineisto koostuu korkeakoulun ulkopuolisten kotimaisten toimijoiden välisestä yhteistyöstä (mm. valtio, korkeakoulut, muut oppilaitokset jne.) sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Toiminnan järjestäminen, ohjaaminen, suunnittelu ja kehittäminen tietoaineisto koostuu muun muassa laatujärjestelmän tuottamasta tiedosta johtamisen ja kehittämisen tueksi. Tietoa hyödynnetään organisaation eri tasoilla.

Päätöksenteon ja johtamisen tietoaineisto koostuu mm. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun toimielinten ja luottamushenkilöiden kokousmenettelyistä ja pöytäkirjoista sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tarkastustoimen tietoaineisto koostuu ulkoisen sekä sisäisen toiminnan, hallinnon ja talouden valvontatiedoista.

Turvallisuuden ja varautumisen tietoaineisto koostuu yleistä järjestyksestä, valmiussuunnittelusta, häiriö- ja erikoistilanteiden käsittelystä ja poikkeusoloihin varautuminen sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tietojärjestelmät

Hallintoon liittyvät tietoaineistot on rekisteröity Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmään. Tietoaineistoja ja tietoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tietopyynnön tekeminen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaamo käsittelee hallinnon tietovarantoon liittyviä tietopyyntöjä, kirjaamo@xamk.fi

Tietovarantoon liittyvät xamk.fi-sivut

Henkilöstö

Henkilöstön tietovaranto on looginen tietovaranto, joka käsittää henkilöstön palkkaamiseen, palvelussuhteisiin, työhyvinvointiin, palkanmaksuun ja osaamisen kehittämiseen liittyvien tietojen hallintaa ja asiainkäsittelyä.

Tietoaineistot

  • Henkilöstöasioiden ohjaus
  • Palvelussuhdeasiat
  • Palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen
  • Osaamisen kehittäminen
  • Työhyvinvoinnin edistäminen
  • Yhteistoiminta

Henkilöstöasioiden ohjaus tietoaineisto koostuu henkilöstöasioiden ohjaamiseen liittyvistä tiedoista sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Palvelussuhdeasiat tietoaineisto koostuu tehtävien perustamiseen ja kuvaamiseen, rekrytointiin sekä palvelussuhteen aloittamiseen, hoitamiseen ja päättymiseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen tietoaineistossa on muun muassa palkka- ja palkkiotiedot sekä matka- ja kulukorvaustiedot.

Osaamisen kehittämisen tietoaineisto koostuu henkilöstön koulutuksesta ja kehittämisestä sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Työhyvinvoinnin edistämisen tietoaineisto koostuu yhteistoiminta-asioista, työsuojelusta ja työturvallisuudesta, työhyvinvoinnista ja virkistystoiminnasta sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Yhteistoiminta tietoaineisto koostuu yhteistoimintaneuvotteluihin liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Tietojärjestelmät

Henkilöstöön liittyvät tietoaineistot on rekisteröity henkilöstöpalveluiden tietojärjestelmäpalveluihin. Lisäksi tietoja sisältyy rekrytoinnin, työajan kohdentamisen työajan seurannan, asianhallinnan sekä sähköisen arkiston tietojärjestelmäpalveluihin sekä paperiarkistoon.

Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta (muutoin kuin julkisten sivujen henkilöhaun kautta). Xamkin henkilöhaku.

Tietopyynnön tekeminen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaamo käsittelee hallinnon tietovarantoon liittyviä tietopyyntöjä, kirjaamo@xamk.fi

Tietovarantoon liittyvät xamk.fi-sivut

Kansainväliset palvelut

Kansainväliset palvelut tietovaranto on looginen tietovaranto, joka käsittää opiskelijoiden ja henkilökunnan kansainvälisen osaamisen kehittymiseen ja kansainvälistymisen edistämiseen liittyvän tietojen hallintaa ja asiainkäsittelyä.

Tietoaineistot

  • Kansainvälisten asioiden suunnittelu ja ohjaus
  • Kansainväliseen toimintaan osallistuminen ja kv-liikkuvuus

Kansainvälisten asioiden suunnittelu ja ohjaus tietoaineisto koostuu kv-toiminnan suunnitteluun liittyvää tietoa sekä ohjeita, tilasto- ja raportointitietoa.

Kansainväliseen toimintaan osallistuminen ja kv-liikkuvuus tietoaineisto koostuu muun muassa kansainväliseen yhteistyöhön ja toimintaan osallistumiseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista sekä liikkuvuussopimuksista ja opiskelija- ja henkilökuntaliikkuvuudesta sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tietojärjestelmät

Tietoaineistoon kuuluvia tietoja sisältyy Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmään sekä paperiaineistoon. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tietopyynnön tekeminen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaamo käsittelee hallinnon tietovarantoon liittyviä tietopyyntöjä, kirjaamo@xamk.fi

Tietovarantoon liittyvät xamk.fi-sivut

Kiinteistö- ja tilapalvelut

Kiinteistö- ja tilapalveluiden tietovaranto on looginen tietovaranto, joka käsittää kiinteistöjen ja tilojen rakentamiseen, ylläpitoon, käyttöön ja palveluihin liittyviä tietoja.

Tietoaineistot

• Kiinteistöjen rakentaminen, ylläpito, käyttö ja palvelut

Kiinteistöjen rakentaminen, ylläpito, käyttö ja palvelut tietoaineisto pitää sisällään mm. Kameravalvontatiedot, avainhallintatiedot, henkilökorttitiedot, kiinteistötiedot sekä kulunvalvontatiedot.

Tietojärjestelmät

Kiinteistö- ja tilapalveluiden tietoja käsitellään kiinteistönhallinnan tietojärjestelmässä sekä asianhallintajärjestelmässä. Kameravalvontatiedot on tallennettu erilliseen kameravalvontajärjestelmään. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tietopyynnön tekeminen

Kameravalvonta on osa henkilö- ja tilaturvallisuutta ja niiden sisältämä aineisto ja lokitiedot ovat salassa pidettävää tietoa (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24§ kohta 7). Tietoa luovutetaan vain ammattikorkeakoulun sisäisen turvallisuuden ja valvonnan toteuttamiseen väärinkäyttöepäilyssä tai rikosepäilyssä poliisille esitutkintamateriaaliksi.

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaamo käsittelee kiinteistö- ja tilapalveluiden tietovarantoon liittyviä tietopyyntöjä, kirjaamo@xamk.fi

Tietovarantoon liittyvät xamk.fi -sivut

Kirjasto- ja tietotoiminta

Kirjasto- ja tietotoiminnan tietovaranto on looginen tietovaranto, joka käsittää opiskelun ja tutkimuksen tueksi järjestetyn kirjasto- ja tietopalvelun tietojen hallintaa ja asiainkäsittelyä.

Tietoaineistot

  • Julkaisutoiminta
  • Kirjastotoiminnan suunnittelu ja kehittäminen
  • Kirjastopalveluiden tuottaminen

Julkaisutoiminnan tietoaineisto koostuu julkaisutoimintaan ja -prosessiin koostuvista tiedoista ja asiakirjoista.

Kirjastotoiminnan suunnittelu ja kehittäminen tietoaineisto koostuu kirjastotoimintaan koskevista ohjeista, säännöistä, suunnitelmista ja sopimuksista. Lisäksi myös raportti-, seuranta- ja tilastotiedoista.

Kirjastopalveluiden tuottaminen tietoaineisto koostuu aineisto- ja lainaustiedoista, tilastointi- ja sopimustiedoista.

Tietojärjestelmät

Kirjasto- ja tietotoiminnan tietovarannon tietoja käsitellään kirjastopalveluiden tietojärjestelmäpalveluissa, julkaisujärjestelmässä sekä asianhallintajärjestelmässä. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tietopyynnön tekeminen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaamo käsittelee hallinnon tietovarantoon liittyviä tietopyyntöjä, kirjaamo@xamk.fi

Tietovarantoon liittyvät xamk.fi-sivut

Koulutus

Koulutuksen tietovaranto on looginen tietovaranto, joka käsittää ammattikorkeakouluopetuksen, avoimen amk:n ja täydennyskoulutuksen, erikoistumiskoulutuksen ja alumnitoiminnan suunnitteluun, ohjaukseen, toteuttamiseen ja seurantaan liittyviä tietoaineistoja.

Tietoaineistot

  • Alumnitoiminta
  • Avoin amk ja täydennyskoulutus
  • Erikoistumiskoulutuksen järjestäminen
  • Koulutuksen ohjaus
  • Opetuksen toteuttaminen
  • Opiskelija-asiat

Alumnitoiminnan tietoaineisto koostuu alumnitoimintaan liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Avoimen amk:n ja täydennyskoulutuksen tietoaineisto koostuu suunnitteluun ja ohjaukseen sekä opintojen järjestämiseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.
Erikoistumiskoulutuksen järjestämisen tietoaineisto koostuu koulutuksen järjestämiseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Koulutuksen ohjauksen tietoaineisto sisältää koulutuksen ja opetuksen suunnitteluun, kehittämiseen ja ohjaukseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Opetuksen toteuttamisen tietoaineisto koostuu opetustehtävien valmisteluun, päätöksentekoon, toteuttamiseen ja seurantaan liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista sisältäen opiskelijoiden ohjaukseen ja harjoitteluiden toteuttamiseen liittyvät tiedot ja asiakirjat.

Opiskelija-asioiden tietoaineisto sisältää mm. opiskelijavalintaan, -arviointiin ja arvioinnin oikaisumenettelyyn, opiskelijahuoltoon sekä -ohjaukseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Tietojärjestelmät

Tietoaineistoon kuuluvia tietoja sisältyy Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmään, opetuksen tietojärjestelmiin ja opetuksen tietojärjestelmien liitännäisiin, asiakkuudenhallinnan järjestelmään. sähköisen arkiston tietojärjestelmäpalveluihin sekä sähköisen asioinnin järjestelmään ja paperiaineistoon. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tietopyynnön tekeminen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaamo käsittelee koulutuksen tietovarantoon liittyviä tietopyyntöjä, kirjaamo@xamk.

Tietovarantoon liittyvät xamk.fi-sivut

Talous

Talouden tietovaranto on looginen tietovaranto, joka käsittää hankintatoimintaan, kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen, omaisuuden hallintaan, rahoitukseen ja varainhankintaan sekä talouden suunnitteluun, ohjaukseen, toteuttamiseen ja seurantaan liittyviä tietoaineistoja.

Tietoaineistot

  • Hankintatoimi
  • Kirjanpito ja maksuliikenne
  • Omaisuuden hallinta
  • Rahoitus ja varainhankinta
  • Talouden suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta

Hankintatoimen tietoaineisto sisältää mm. Hankintaesitystietoja, hankintapäätöstietoja, tarjouspyyntötietoja, toimittajatietoja, sopimustietoja ja näihin liittyviä asiakirjoja.

Kirjanpidon ja maksuliikenteen tietoaineisto sisältää mm. Kirjanpitotietoja, myynti- ja ostolaskutietoja, matka- ja kululaskutietoja sekä perintään, sisäiseen laskentaan ja verotukseen liittyviä tietoja ja näihin liittyviä asiakirjoja.

Omaisuuden hallinnan tietoaineisto sisältää käyttöomaisuus- ja vakuutustietoja ja niihin liittyviä asiakirjoja.

Rahoituksen ja varainhankinnan tietoaineisto sisältää rahoitushakemus- ja päätöstietoja, sijoitustoiminnan sekä muun varainhankinnan tietoja ja näiden asiakirjoja.

Talouden suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan tietoaineisto sisältää budjettitietoja, investointitietoja, talousennustetietoja sekä tilinpäätökseen ja tilintarkastukseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Tietojärjestelmät

Näitä tietoja käsitellään useissa taloushallinnon tietojärjestelmissä sekä hankintatoimen tietojärjestelmässä. Tämän lisäksi tämän tietovarannon tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä sekä paperiaineistona. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tietopyynnön tekeminen

Pääsääntöisesti tietovarannon asiakirjat ovat julkisia, mutta osa asiakirjoista tai jotkin asiakirjojen osat voivat olla salassa pidettäviä. Hankintoja ja taloutta koskeviin asiakirjoihin sisältyy usein esimerkiksi liikesalaisuuksia.

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaamo käsittelee talouden tietovarantoon liittyviä tietopyyntöjä, kirjaamo@xamk.fi

Tietovarantoon liittyvät sivut

Tiedonhallinta ja tietohallinto

Tiedonhallinnan ja tietohallinnon tietovaranto on looginen tietovaranto, joka käsittää tiedonhallinnan ja arkistoinnin kehittämiseen liittyviä tietoja, aineistonhallinaan ja tietopyyntöihin liittyvät asiakirjat, tietojärjestelmien ja laitteistojen asennukseen, käyttöön ja ylläpitoon sekä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvää tietojen hallintaa ja asiainkäsittelyä.

Tietoaineistot

  • Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kehittäminen ja ohjaus
  • Tietoturva ja tietosuoja
  • Tiedonhallinta ja tietopalvelu
  • Tietohallinnon kehittäminen ja ohjaus
  • Tietojärjestelmien ja laitteistojen asennus, käyttö ja ylläpito

Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kehittäminen ja ohjaus tietoaineisto koostuu suunnitelmista, raporteista ja tilastotiedoista.

Tietoturvan ja tietosuojan tietoaineisto koostuu muun muassa tietoturvaloukkausten käsittelystä ja vaikutustenarvioinneista sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tiedonhallinta ja tietopalvelu tietoaineisto koostuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen luetteloista ja toista, tietopalvelun hoitamiseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista sekä tutkimuslupiin liittyvistä asiakirjoista.

Tietohallinnon kehittäminen ja ohjaus koostuu suunnitelmista, raportointi- ja tilastotiedoista.

Tietojärjestelmien ja laitteistojen asennuksen, käytön ja ylläpidon tietoaineisto koostuu tietojärjestelmien käyttäjäoikeuksien hallinnasta, tietojärjestelmien ja laitteistojen suunnittelusta, käytöstä, ylläpidosta ja alasajosta sekä käyttäjätuesta ja niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tietojärjestelmät

Tietovarannon tietoja käsitellään järjestelmänhallinnan ja tukiohjelmien tietojärjestelmäpalveluissa. Näiden lisäksi tietoaineistoon kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmään. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.

Tietopyynnön tekeminen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaamo käsittelee hallinnon tietovarantoon liittyviä tietopyyntöjä, kirjaamo@xamk.fi

Tietovarantoon liittyvät xamk.fi-sivut

• Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja: https://www.xamk.fi/xamk/tietosuojailmoitus/

Tutkimus- ja kehittämistoiminta (TKI)

Tutkimus- ja kehittämistoiminnan tietovaranto on looginen tietovaranto, joka käsittää soveltavaa tutkimustoimintaan, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan liittyvää tietojen hallintaa ja asiainkäsittelyä.

Tietoaineistot

  • Tutkimus- ja kehittämistoiminnan ohjaus, suunnittelu, seuranta ja valvonta
  • Tutkimus- ja kehittämistoiminnan toteuttaminen
  • Tutkimuseettinen toiminta
  • Immateriaalioikeuksien hallinta

Tutkimus- ja kehittämistoiminnan ohjaus, suunnittelu, seuranta ja valvonta tietoaineisto koostuu hankkeiden ideoinnista, valmistelusta, rahoitushausta sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tutkimus- ja kehittämistoiminnan toteuttaminen tietoaineisto koostuu hankkeiden järjestämisestä ja toteutuksesta sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tutkimuseettisen toiminnan tietoaineisto koostuu tutkimuseettisen toimikunnan toiminnasta ja hyvän tieteellisen käytännön loukkausepäilyjen käsittelystä sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Immateriaalioikeuksien hallinta tietoaineisto koostuu keksintöilmoitusten käsittelemisestä sekä muista immateriaalioikeuksien hallintaa koskevista asiakirjoista ja tiedoista.

Tietojärjestelmät

Tietoaineistoihin kuuluvia tietoja käsitellään muun muassa asianhallintajärjestelmässä, asiakkuudenhallintajärjestelmässä sekä projektinhallintajärjestelmässä.

Tietopyynnön tekeminen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaamo käsittelee hallinnon tietovarantoon liittyviä tietopyyntöjä, kirjaamo@xamk.fi

Tietovarantoon liittyvät xamk.fi-sivut

Viestintä ja markkinointi

Viestinnän ja markkinoinnin tietovaranto on looginen tietovaranto, joka käsittää ulkoiseen ja sisäiseen viestintään ja markkinointiin liittyviä tietoja sekä viestinnän kehittämisen, ohjauksen ja suunnittelun tietoja.

Tietoaineistot

  • Viestinnän kehittäminen ja ohjaus
  • Viestinnän toteuttaminen

Viestinnän kehittäminen ja ohjaus tietoaineisto koostuu viestinnän ja sen kehittämisen suunnitelmista ja ohjeistuksista.

Viestinnän toteuttaminen tietoaineisto koostuu ulkoisesta viestinnästä, sisäisestä viestinnästä, markkinoinnista, poikkeustilaviestinnästä sekä suhdetoiminta ja sidosryhmäviestinnästä sekä niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tietojärjestelmät

Viestinnän ja markkinoinnin tietoja käsitellään useissa tietojärjestelmissä, mm. Asiakastietojärjestelmässä ja tilausjärjestelmässä. Tietoaineistoja ei ole pääsääntöisesti saatavana avoimen rajapinnan kautta (poikkeuksena Xamkin mediapankki).

Tietopyynnön tekeminen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjaamo käsittelee viestinnän ja markkinoinnin tietovarantoon liittyviä tietopyyntöjä, kirjaamo@xamk.fi

Tietovarantoon liittyvät xamk.fi-sivut