Tutkimuskeskus Digitalian tavoitteena on parantaa sähköpostiarkistojen käytettävyyttä ja hallintaa.
Jos käytämme ilmaisua email archiving – joka muuten tuottaa Google-haussa 5,5 miljoonaa hakutulosta – tavallinen kansalainen saattaa ajatella, ettei asia koske häntä. Jos taas kysymme ihmisiltä ”Oletko ajatellut, mitä kaikkea sähköposteistasi löytyy ja mitä kyseisille tiedoille tulevaisuudessa tapahtuu?”, harvassa ovat ne, joita vastaus ei lainkaan kiinnostaisi.
Työpaikoilla ja sosiaalisessa mediassa ei voi välttyä tulikivenkatkuisilta puheenvuoroilta, joissa sähköpostin koko olemassaolo manataan alimpaan kadotukseen. Esimerkiksi johtajien työuralla kuluu 2-3 vuotta pelkästään sähköpostien käsittelyyn.
On kuitenkin hyvä muistaa, ettei väline ole pääsyyllinen, vaan tapamme käyttää sitä. Alkuperäisenä tavoitteena oli jakaa helposti informaatiota suurelle joukolle vastaanottajia, mutta jokin meni vikaan. Sähköpostista tuli muun muassa yhteistyön ja dokumentoinnin väline – ja kumpaankaan näistä tarkoituksista se ei sovi. Tiettyyn sovellukseen lukkiutuneen käyttäjämassan ohjaaminen järkevämpiin palveluihin on hartiavoimin tehtävää muutostyötä.
Vahinko on siis jo päässyt tapahtumaan. Ja tästä pääsemmekin sähköpostin ihanuuteen: tutkijoille ja organisaatioiden kehittäjille se voi olla korvaamaton aarreaitta. Mikäpä havainnollistaisi organisaation todellisia vuorovaikutus- ja valtasuhteita paremmin kuin sähköpostikeskusteluista laadittu verkostoanalyysi?
Viestejä voidaan analysoida toisaalta historiallisesta perspektiivistä (esimerkiksi tunnettujen poliitikkojen ja vaikuttajien sähköpostiarkistot) ja toisaalta tulevaisuutta luotaavasta johtamisen perspektiivistä (esimerkiksi sävyanalyysi sähköpostikeskustelujen sisällöstä yrityksen muutostilanteessa). Molempiin on saatavilla omanlaisiaan työkaluja, jotka luonnollisesti sisältyvät niihin Googlen 5,5 miljoonaan hakutulokseen. Helppo valinta…
Itse työkalut ja niiden tarjoama automatiikka ovat kuitenkin vasta jäävuoren huippu. Sähköpostiaineistojen käsittely ja parempi hallinta edellyttää kokonaisvaltaista kehittämistyötä, jossa ovat mukana niin arkistoijat, lainsäädännöllisten kysymysten tuntijat, IT-osaajat, tiedonhallinnan etiikkaan perehtyneet ammattilaiset kuin loppukäyttäjät tutkijoista tavallisiin kansalaisiin.
Ja kuinka näitä yhteyksiä pidetään yllä? Tietenkin sähköpostilla.
Teksti: Miia Kosonen
TKI-asiantuntija, tutkimuskeskus Digitalia