Digitalia, Xamk ja koko Mikkelistä löytyvä arkistoalan tietämys oli vahvasti edustettuna vuoden 2018 Liikearkistopäivillä. Tapahtuma järjestetään kolmen vuoden välein ja toteuttajana on Liikearkistoyhdistys ry. Tällä kertaa kokoonnuttiin Vantaalla ja kolme vuotta sitten missäpä muualla kuin Mikkelissä.
Keynote-puheenvuorossaan UEF:n informaatio-oikeuden professori Tomi Voutilainen kiitteli arkistoyhdistysten aktiivista kehitystoimintaa. Toki niiden työ on myös vapaampaa: julkisella sektorilla ei asiakirjahallinnossa ja arkistoinnissa voi lähteä sooloilemaan. Totuttuun tapaansa Voutilainen kärjisti puheenvuorossaan kuulijoiden herättelemiseksi. Tietosuojavaltuutetun toimisto keskittyy vain ”varoitusten ja huomautusten antamiseen” ja tiedeyhteisö on ”jämähtänyt 1970-luvulle unohtaen perustehtävänsä eli tutkimukseen perustuvan opetuksen”. Tämä näkyy kentällä tiedonhallinnan osaamisen ongelmina.
Julkishallinnon toimijat pyrkivät kaikin keinoin noudattamaan lakeja, joita tulkintaosaamisen puutteessa ylivarovaisina ylitulkitsevat. Käyttäjät kärvistelevät viime vuosituhannen puurakenteiden ja käyttöliittymien viidakossa, joita järjestelmätoimittajat maksavien asiakkaiden ”tarpeita” noudattaen tuottavat. Ydinkysymys ei ole missään vaiheessa ollut esimerkiksi se, miten arkistoitavaa tietoa voisi tulevaisuudessa hyödyntää mahdollisimman käyttäjäystävällisesti. Tai kuten Osaangon Marjukka Niinioja totesi Liikearkistopäivien API-aiheisessa puheenvuorossaan, yrityksissä liiketoiminnan alkuperäinen tarve harvemmin on dokumenttien hilloaminen johonkin järjestelmään, vaan asiakaskokemuksen parantaminen.
Asiakirjahallinnon tutkimusta ja opetusta suomalaisissa yliopistoissa toki tehdään, eikä tätä ansiokasta työtä ole syytä edes kärjistysten nimissä sivuuttaa olankohautuksella. Mutta voidaan kysyä, kehitetäänkö tiedonhallinnan toimintatapoja ja sääntelyä tarpeeksi? Uskaltaako tutkimus kyseenalaistaa vanhoja paperiajan arkistovetoisia toimintamalleja? Yhdistyykö tekemisessä asiakirjahallinnan, informaatio-oikeuden ja IT:n osaaminen, vai nähdäänkö vain oma lokero?
Ratkaisuna Voutilainen kutsuikin eri alojen tutkijat, opettajat ja arkistoväen yhteisen pöydän ääreen. UEF on valmis järjestämään startin ”räntäsateiden välissä” eli kesällä 2019. Digitalia vanhastaan monialaisena ja puolueettomana t&k -toimijana kannattaa ehdotusta lämpimästi. Pienten kehitystiimien ja -projektien rinnalle tarvitaan yhteinen punainen lanka.
Anssi Jääskeläisen esitys alkamassa. Kuva: Juha Anttila
James Lappinilta kuultiin odotetun pidetyt puheenvuorot records management vs. information governance -näkökulmien konflikteista sekä sähköpostien arkistoinnista. Disecin Aki Lassila peräänkuulutti it-investointien todellisen tuottavuuden mittaamista. Digitalian Anssi Jääskeläinen sisällytti esitykseensä tutkimuskeskuksen koko kolmivuotisen kehityskaaren sähköpostien arkistoinnin ratkaisusta pdf-aineistojen automaattiseen pilkontaan, sisällönanalyysiin ja anonymisointiin. Vaikuttava kokonaisuus!
Toisen seminaaripäivän lopuksi Petteri Järvinen viihdytti kuulijoita mieleenpainuvilla esimerkeillä GDPR:stä ja kyberuhkista. Tietojen vapaampaa liikkuvuutta edistävän asetuksen tarkoituksena tuskin oli estää rengasfirmaa kirjoittamasta säilytettäviin autonrenkaisiin asiakkaan nimeä.
Kiitoksemme Liikearkistoyhdistykselle hyvästä puhujakattauksesta ja järjestelyistä. Voit tutustua tilaisuuden antiin myös Twitterin kautta tunnisteella #Liikearkistopäivät.
Teksti: Miia Kosonen, tki-asiantuntija, Digitalia