Kiitos ystäväni. Olemme kokeneet paljon yhdessä.
Aloitin syömällä teitä (sori siitä). Ette ole pitkävihaisia, sillä olette auttaneet minua saamaan ajatuksiani luettaviksi. Ensimmäiset vapisevat, koukeroiset A-kirjaimet. Teinin maailmantuskaiset vuodatukset siitä, kun kukaan ei ymmärrä. Hukatut puhelinnumerot, lukukelvottomat luentomuistiinpanot. Mutta nyt, ystäväni, olemme alkaneet kasvaa erillemme. Ja se on minun syytäni.
Työskentelen tiimissä, jonka keskeisiä tavoitteita on edistää sähköiseen säilyttämiseen siirtymistä Helsingin kaupungilla. Tämä tarkoittaa, että jatkossa säilytettävät tiedot eivät ole paperilla arkistossa. Sähköinen säilyttäminen parantaa tiedon avoimuutta ja saatavuutta. Sähköinen säilyttäminen myös säästää luontoa ja kustannuksia. On laskettu, että Helsingin kaupungin siirtyminen sähköiseen säilyttämiseen asianhallintajärjestelmässään tuottaa vuosittain säästöä noin 500 000 euroa.
Sähköisessä säilyttämisessä on paljon hyviä puolia, mutta sen toteuttaminen vaatii huolellista suunnittelua ja valmistautumista. Tietokoneen levynkulmalla olevat tiedostot ovat yhtä vähän sähköistä arkistoa kuin huoneen nurkkaan kertyneet paperiläjät ovat paperien arkistointia. Sähköisesti säilytettävälle tiedolle on erityisiä vaatimuksia. Helsingin kaupungilla sähköisesti ja paperilla arkistoitavaa tietoa ohjataan tiedonohjaussuunnitelman avulla. Tiedonohjaussuunnitelma paitsi määrittää säilytettävälle tiedolle tarpeelliset metatiedot, myös ohjaa työntekijöitä käsittelemään tietoa oikein.
Uskollisesti palvelleista kynistä ja papereista ei kuitenkaan olla vielä eroamassa. Sitkeimmin ne pitävät pintansa allekirjoituksen todistusvoimaisuuden osoittajina. Sähköinen allekirjoitus on kuitenkin saamassa jalansijaa ja syrjäyttämässä paperilla tapahtuvan allekirjoituksen. Sähköisen allekirjoituksen eheyttä ja luotettavuutta kohtaan on epäilyjä. Mutta kaikella kunnioituksella, ystäväni, ette tekään ole aukottoman luotettavia. Oma sinisilmäinen uskoni allekirjoituksen luotettavuuteen ropisi, kun eräässä edellisessä työpaikassani toimistosihteeri väärensi valopöydän päällä esimiehensä allekirjoitusta.
Älypuhelimeen saatavat sovellukset ovat vähentäneet omaa kynän- ja paperinkulutustani. Mutta silti, kun olen surullinen tai iloinen, tartun kynään. Hermostuessani tartun kynään ja piirtelen sillä paperille kuvioita. Hajamielisen hermostuneena piirtelen leukaani. Siihen eivät sähköiset menetelmät toistaiseksi pysty. Joten kiitos, vanhat ystäväni. Saatamme olla pitkiäkin aikoja erossa, mutta jatkamme siitä, mihin edellisellä kerralla jäimme.
Elena Iso-Pietilä
arkistotarkastaja, sähköinen asiointi ja arkistointi (yamk) -opiskelija, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu